Agent d'accueil H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

Contrat à durée indéterminée

Durée de travail

Expérience

Expérience exigée de 1 An(s)

Salaire

Mensuel de 2000,00 Euros à 2500,00 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Notre Fondation OVE accompagne des personnes de tous âges dans plus de 100 établissements et services en France dans le secteur du handicap, de la dépendance, du répit, de l'accueil et de la protection de l'enfance.
Notre Fondation, reconnue d'utilité publique, agit au quotidien pour changer le regard sur les handicaps et se met au service de plus de 7000 personnes accompagnées, grâce à 2500 professionnels du secteur médico-social. Nous travaillons chaque jour à une société plus inclusive qui ne laisse personne de côté.

Si vous sentez que vos qualités humaines sont liées aux publics accueillis et que vous souhaitez vous engager dans l'accompagnement au quotidien, notre fondation, qui a « l'audace d'agir », peut répondre à vos attentes. Donnez du sens à votre carrière !

1/ Accueil physique et téléphonique au siège

- Accueillir et diriger les personnes en réunion ou formation.
- Répondre aux appels, renseigner les personnes et transférer les communications.
- Réserver les salles de réunions ou formations.
- Réserver des repas
- Préparer les salles en fonction des demandes (nombre de tables, disposition de la salle...)
- Activer les badges des salariés sur un logiciel,

2/ Gestion du Courrier

- Ouvrir, classer et distribuer le courrier tous les matins.
- Mettre le courrier de la DG sous enveloppe et l'affranchir tous les soirs
- Scanner les recommandés

3/ Tâches de secrétariat pour la Direction Générale

- Suivi des contraventions (réception, envoi, scan, suivi, majoration)
- Commande de fournitures
- Gérer la boîte mail '' contacts '' et faire suivre les mails aux personnes concernées
- Photocopies et mise en forme de courriers
- Recenser les réponses aux différents événements (journée à thème, inauguration, réunions...)
- Diverses tâches ponctuelles

4/ assistance administrative pour le service restauration

- Faire les factures du self tous les mois une par une sur Excel.
- Réceptionner les analyses bactériologiques (par courrier ou par mail), les scanner, puis les enregistrer dans le tableau de suivi.
- Vérifier les factures des analyses en fonction des grilles de tarifs, puis les transmettre à la comptabilité.
- Vérifier les factures de tout ce qui concerne le service '' Restauration & Hygiène ''. A savoir, les prestations pour le ménage de la DG, les commandes de fournitures pour la cuisine...

Expérience équivalente requise.