Adjoint administratif service accueil - remplacement (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

36H Autre (36H Autre)

Expérience

1 An(s) - en mairie/administration

Salaire

Horaire de 11.88 Euros à 12.0 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Excel Exigé
• Word Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

Placé(e) sous la responsabilité directe de la Responsable du Service Accueil,
Affaires civiles, Élections, Événementiel, Protocole, Vie associative, et en binôme avec l'autre agent chargé(e) d'accueil, votre mission
principale est l'accueil du public et la gestion de l'état-civil/affaires générales/élections/cimetières. Interlocuteur(trice) privilégié (e)
des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez aux questions des usagers conformément aux procédures et
cadre réglementaire.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Renseigner et orienter le public vers les différents services,
- Gérer les demandes des habitants, délivrer les documents administratifs
- Accompagner dans les formalités administratives courantes - Gestion de l'état civil :
- Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile,
- Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom, ...
- Rédiger les actes d'état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille
- Veiller à la bonne tenue des registres d'état civil
- Etablir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d'accueil, de recensement jeunes citoyens o légaliser les signatures - Gestion des affaires générales :
- Domaine funéraire : assurer les relations avec les pompes funèbres (établir demande de crémation, autorisation de fermeture de
cercueil
- élections : tenue des listes électorales, inscriptions, radiations
- Gérer la réservation de salles et matériel de la collectivité et tenir à jour le planning o assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques relevant des missions de l'accueil
- Afficher et diffuser l'information
- Participer à la préparation et l'animation de diverses manifestations organisées par la Collectivité

Profil recherché Compétences
- Savoir-être : être organisé et autonome dans l'élaboration et la
conduite du travail, disponible, aimer le travail en équipe et la polyvalence, savoir gérer les situations relationnelles difficiles, sens du
service public - Savoirs : connaissance des procédures administratives de rédaction et des délivrances des acte d'état civil, de
l'organisation générale des services de l'administration, connaître les applications informatiques professionnelles et bureautiques
courantes (word, excel, outlook), la connaissance du logiciel e-GRC de Berger Levrault (état civil, élections) serait un plus
- Savoir faire : expérience de l'accueil du public, savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi, qualités relationnelles
et rédactionnelles, maîtrise des techniques de secrétariat Profil du candidat - Expérience sur un poste équivalent appréciée
Conditions de travail - CDD de juin à fin novembre 2025 - Quotité de temps de travail : 100%- Horaires réguliers - Salaire selon la grille indiciaire Rémunération : statutaire + primes annuelles