Secrétaire en charge du secrétariat scolaire (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

temps partiel - 17H30 Travail en journée (temps partiel - 17H30 Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 997.0 Euros à 1100.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Normes rédactionnelles Exigé
• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat

Description de l'offre

Sous l'autorité du(de la) Directeur(trice) Adjoint(e) du Lycée et en étroite collaboration avec l'assistante de direction du service, le/la secrétaire organise et assure le secrétariat pédagogique et le suivi administratif des élèves et de leurs familles. Ce travail se fait en lien avec le(la) directeur(trice) adjoint(e), les responsables pédagogiques et le responsable de la vie scolaire. Ses missions principales sont :
Prendre en charge et effectuer les tâches de secrétariat et activités administratives scolaires en lien avec les élèves et leurs
familles.
Gérer les dossiers scolaires des élèves du site (suivi et mise à jour tout au long de l'année).
Gérer la base de données des élèves de l'établissement (saisir les nouvelles informations et mettre à jour les données) :
inscriptions, transfert des dossiers, extractions... à partir des applications métier en vigueur.
Accueillir et prendre en charge les visiteurs (interlocuteurs internes et externes).
Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion.
Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques.
Reformuler les demandes et orienter vers l'interlocuteur qualifié/adapté pour apporter la réponse.
Traiter en autonomie des problèmes simples liés à la fonction occupée.
Rédiger des courriers ou notes pour formaliser les rendez-vous ou répondre à des demandes selon les besoins du service.
Il/elle prend en charge le secrétariat de direction en cas d'absence de l'assistante de direction du service.

Vous possédez un Bac+2 dans le domaine du secrétariat/assistanat. Il est également accessible avec un BAC avec expérience obligatoire de 2 ans minimum à un poste similaire.
Compétences
Connaitre l'environnement académique.
Avoir les connaissances réglementaires et techniques du
domaine.
Maîtriser les techniques d'organisation, de secrétariat et de
gestion administrative.
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles.
Avoir une excellente orthographe et connaissance
des normes rédactionnelles.
Avoir de très bonnes capacités d'expression.
Maîtriser l'informatique dont les logiciels bureautiques (suite
office : spécifiquement Word/Excel/PowerPoiint) + logiciels
scolaires et leur évolution (Charlemagne, EcoleDirecte).
Connaître les méthodes de classement et d'archivage.
Savoir appliquer des modalités d'accueil.
Connaître et respecter les procédures internes.
Avoir une attitude et une posture représentative de
l'établissement.
Savoir rendre compte de son travail.
Savoir-être
Faire preuve de rigueur organisationnelle et d'anticipation.
Adopter une posture d'écoute et d'accompagnement.
Avoir le souci de la confidentialité.
Savoir analyser et être force de proposition.
Être ordonné, fiable, méthodique et rigoureux.
Avoir une aisance relationnelle et une bonne présentation.
Avoir une grande efficacité et capacité d'autonomie.
Avoir des aptitudes au travail en équipe et en transversal.
Savoir apporter une aide à ses collègues si nécessaire.
Echanger et communiquer avec ses collègues et savoir apporter
de l'aide en cas de besoin.
Aptitude à la polyvalence au sein du service