Agent de Gestion Administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Catégorie C - Adjoint Administratif

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Bureautique et outils collaboratifs Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Corriger et mettre en forme un document
• Diffuser une information, une publication Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Mettre en forme un document Exigé
• Numériser des documents, médias ou supports techniques Exigé
• Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous Exigé
• Prioriser Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• CAP, BEP et équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat comptabilité

Description de l'offre

Missions principales
Assurer l'accueil physique et téléphonique du CTM en l'absence de l'agent d'accueil.

Réaliser divers travaux de secrétariat et de suivi administratif : gestion du courrier (arrivées/départs), rédaction et diffusion de notes internes via le logiciel Illico.

Assurer la saisie de bons de commande sur le logiciel CIVIL pour le CTM.

Participer au suivi RH : évolution des parcours des agents (titulaires, stagiaires, remplaçants, saisonniers).

Assurer le lien avec l'AVPU en lien direct avec le responsable du CTM (gestion des mails et suivi des demandes).

Missions spécifiques
Accueil du public : réception et orientation des appels vers les services compétents.

Traitement des demandes selon leur degré d'urgence.

Gestion du courrier via Illico : distribution, rédaction des réponses, diffusion des notes, et suivi de réponse à chaque demande.

Utilisation du logiciel CIVIL pour :

la saisie de bons de commande

le rapprochement des factures pour les services Énergie et Bâtiments communaux

Ressources Humaines :

Gestion des congés sur HOROQUARTZ

Suivi des contrats (titulaires, stagiaires, remplaçants, saisonniers)

Lien direct avec les RH : arrêts maladie, accidents de travail

Suivi des tableaux de bord

Participation ponctuelle à la création de prestations et au suivi de manifestations via le logiciel ASTECH.

Relations de travail
Hiérarchie directe : Responsable du Centre Technique Municipal

Fonctionnels : Chefs de service et Chefs de cellule de la Direction

Conditions de travail
Horaires fixes :

Lundi au jeudi : 7h45 - 12h15 / 13h15 - 17h00

Vendredi : 7h45 - 12h15

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires - RTT

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