Assistant de direction Collège des écoles doctorales F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 2000.0 Euros à 2229.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé

Description de l'offre

Structure à l'interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l'université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l'établissement.

Nous recrutons un-e assistant-e de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes :

#Gestion administrative en appui à l'équipe de direction du collège
- Gérer les plannings et agendas de l'équipe de direction (directeur, DAF)
- Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d'informations
- Assurer l'accueil des nouveaux agents et coordination de leur arrivée
- Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction du CED
- Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse)
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage
- Mettre à jour et le suivre des tableaux de bord nécessaires à l'équipe de direction
- Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques
- Mettre en forme des documents

#Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège

- Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports
- Rédiger les procès-verbaux/comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations
- Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques
- Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales

#Gestion financière du budget de fonctionnement du collège
- Procéder aux opérations d'engagement juridique, à l'établissement des services faits jusqu'à leur mandatement
- Établir les devis et effectuer le suivi de facturation
- Assurer le suivi du budget et appuyer la direction pour la construction du BR et du BI
- Appliquer la réglementation et les procédures internes de l'établissement en matière de gestion financière et de commande publique
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

Vos atouts / vos talents :

Titulaire d'un diplôme niveau BAC minimum, vous êtes formé-e dans le domaine de la gestion administrative (ou finance).
Idéalement, vous avez une première expérience dans une fonction similaire.

Pour occuper ce poste :
- Vous détenez des qualités relationnelles et rédactionnelles
- Vous faites preuve de rigueur, savez anticiper, alerter et travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs
- Vous maîtrisez l'anglais (écrit, lu, parlé)
- Vous connaissez le fonctionnement d'un établissement public, en particulier universitaire et la réglementation qui s'y applique.


Plus d'informations :

En rejoignant le Collège des écoles doctorales de l'Université de Bordeaux, vous serez placé-e sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur/trice administratif/ve et financier/ère.

Basé à Talence - accès tram Peixotto (arrêt de tram ligne B) bus, vélo, parking du personnel.

CDD de 12 mois à compter du 1er juin 2025

Salaire mensuel brut : 2000 € à 2229 € selon expérience