Assistant administratif / Assistante administrative de projet (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

38H50 Autre (38H50 Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Annuel de 28000.0 Euros à 32000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

Mission
La Direction des Formations de CentraleSupélec recherche un(e) assistant de scolarité pour sa Direction des études bachelor. Sous la responsabilité de la Directrice des études du Bachelor, au sein d'une équipe de 4 personnes, votre mission consistera planifier et suivre le déroulement de la scolarité des étudiants de Bachelor avec rigueur et organisation tout en contribuant aux activités de gestion au sein de la direction et de la mise en œuvre des programmes.

Activités principales
Deux missions principales devront être assurées :

1. Planification et suivi de la scolarité de Bachelor :
- Assurer le reporting des absences des élèves (suivi des absences, cumul des absences, emails aux élèves avec des absences non justifiées, remontées des absences irrégulières à la direction de la scolarité et à la direction académique.). Maintenir à jour les informations dans le logiciel de gestion de la scolarité
- Piloter les sondages et déployer le dispositif d'évaluation de la qualité des enseignements. Assurer un suivi des modifications pédagogiques initiées à la suite des sondages.
- Construire l'emploi du temps et mettre à jour les modifications dans le système d'information
- Répondre aux interrogations des étudiants sur leur scolarité
- Répondre aux demandes de vérification d'inscription et de diplômes.

2. Participation aux opérations de gestion de la direction : Suivre l'exécution des opérations financières en lien avec les programmes de Bachelor (gestion des bons de commande, des factures, des devis)
- Préparer et exécuter les décisions des jurys d'attribution des bourses d'études aux étudiants. Assurer la communication auprès des instances donatrices, internes et externes.
- Définir, maintenir et réaliser les processus de diplomation des étudiants de Bachelor (mettre en oeuvre les décisions de jury, informer les étudiants, organiser les jurys, éditer les diplômes, archiver les pièces juridiques)

Profil recherché
Titulaire d'un BTS en gestion ou d'un diplôme équivalent, vous justifiez d'une expérience significative en gestion administrative. Vous maîtrisez le français et l'anglais à un niveau opérationnel (B2) et évoluez avec aisance dans un environnement multiculturel.
Organisé-e, rigoureux-se et autonome, vous êtes capable de suivre des projets sur le long terme, de structurer et faire évoluer des procédures, et de produire des synthèses claires et fiables. Vous avez le sens du service, savez gérer votre temps et vos priorités, et appréciez le travail en coordination avec différents interlocuteurs.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, ainsi que les logiciels de communication et les applications métiers (gestion de scolarité, outils d'enquête, etc.) que vous utilisez avec efficacité.
Une bonne connaissance de l'écosystème de l'enseignement supérieur et de la recherche constituera un atout pour prendre pleinement part aux missions du poste.

Informations complémentaires
Au-delà de ces missions, vous êtes en interaction avec de nombreux services de CentraleSupélec et vous pouvez être amené à participer à d'autres projets de la Direction des études du Bachelor. Ce programme ayant été créé récemment et le nombre d'étudiants inscrit à cette formation ayant vocation à augmenter progressivement, les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être modifiées en fonction des besoins.