Responsable de la gestion et l'organisation administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

38H50 Autre (38H50 Autre)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Annuel de 38000.0 Euros à 42000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Proposer des améliorations pour optimiser les processus
• Recueillir et analyser les besoins client

Formations nécessaires

• Bac+5 et plus ou équivalents

Description de l'offre

Mission
La Direction des Formations de CentraleSupélec recherche un(e) Chargé mobilité scolarité pour sa Direction des études Bachelor. Sous la responsabilité de la Directrice des études du Bachelor, au sein d'une équipe de 4 personnes, votre mission consistera à gérer la scolarité des élèves, contribuer à l'amélioration continue du programme, mettre en œuvre et accompagner la mobilité et l'évaluation des étudiants tout au long de la formation et assurer la coordination des actions avec l'établissement partenaire.

Activités principales
Trois missions principales devront être assurées.
1. Organiser la mobilité des étudiants :
- Accompagner à distance les étudiants admis jusqu'à leur arrivée à l'école pour leur permettre une intégration fluide dans l'école
- Organiser l'activité de Learning Expeditions dans les entreprises partenaires (gestion des conventions, informations des étudiants, échanges avec les entreprises, organiser la restitution, planifier les déplacements)
- Accompagner les étudiants dans la préparation et la réalisation de leur mobilité internationale (présentation de l'offre partenariale, mise en relation, gestion des contrats d'étude, validation de l'expérience internationale)
- Accompagner les étudiants dans la préparation et la réalisation de leur stage en entreprise (présentation des attentes, gestion des conventions de stage, suivi des étudiants en entreprises, organiser l'évaluation, retour d'expérience)

2. Configurer et maintenir à jour le système d'information. Mettre en place les évaluations :
- Configuration initiale et mise à jour du système d'information (intervenants, groupes d'élèves, notes, emploi du temps)
- Planifier et organiser les examens (créneaux, commande des sujets, distribution des copies, interactions avec les surveillants, collecte des notes, inscriptions aux rattrapages, gestion des tiers-temps)
- Mise à jour les sondages d'évaluation des enseignements et assurer leur diffusion. Synthèse des données.
- Organisation des événements de rencontre (rencontres entreprises, événements inter promo, restitution de travaux). Gestion de la logistique des déplacements entre les campus (réservations de bus, vérification des présences, décharges)
- Suivi des absences des élèves

3. Communiquer et collaborer avec l'établissement partenaire du programme
- Gestion et coordination des étapes de scolarité, des cours et des activités communes sur les 2 campus.
- Transmettre aux intervenants externes les informations utiles
- Assurer une communication efficace avec l'institution partenaire ; alignement continu

Profil recherché
Titulaire d'un Master 2 ou équivalent (en sciences humaines et sociales, ressources humaines, ingénierie ou domaine connexe), vous disposez d'une expérience significative en pilotage administratif. Doté-e d'excellentes compétences en communication, vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais (niveau C2) et faites preuve d'une grande aisance dans des contextes multiculturels.
Organisé-e et autonome, vous savez piloter des projets dans la durée, hiérarchiser vos priorités et faire preuve de réactivité face aux imprévus. Vous avez le sens du service et savez mobiliser les interlocuteurs pertinents pour faire avancer vos dossiers.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel en particulier), les systèmes de communication et les logiciels métiers (scolarité, enquêtes, etc.), que vous utilisez avec aisance.
Une bonne connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche, de ses acteurs et de son fonctionnement, constituera un atout précieux pour réussir dans cette fonction.