Technicien / Technicienne de gestion administrative

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

37H30 Travail en journée (37H30 Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 2153.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Relayer de l'information
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Le poste est rattaché à l'équipe pédagogique nationale (EPN) - 09. Le service la mise en œuvre et l'organisation des enseignements (licence, master, MBA, executive master et formations courtes).

Sous la responsabilité du responsable de service, l'agent est chargé d'assurer la gestion administrative et pédagogique des formations qui lui sont confiées (formation en apprentissage : master) depuis l'information des prospects jusqu'à leur diplomation, en passant par l'inscription des candidats.

Activités principales

Gestion des candidatures et pilotage des oraux d'admission

- Gestion et animation de plate-forme « Mon master »
- Valider les pièces des dossiers des candidats et classer les dossiers de candidature
- Piloter les oraux d'admission en lien avec la coordinatrice pédagogique
- Rédiger les états de service fait des jurés pour le paiement
- Envoyer les résultats d'admission aux candidats et transmettre la liste d'admis au service Relations-Entreprises

Gestion pédagogique et administrative des enseignements et des auditeurs

- Saisir et gérer les inscriptions des auditeurs
- S'assurer de la transmission des supports de cours aux auditeurs (envoi des supports, dépôt sur l'ENF)
- Concevoir et envoyer les EDT aux auditeurs (sous la responsabilité de la coordinatrice)
- S'assurer de la mise à disposition du matériel pédagogique/matériel spécifique demandé par les enseignants (paperboard, photocopie, vidéo projecteur, etc.)
- Coordonner la vie des élèves
- Assurer la gestion des présences et des absences avec le logiciel Y Paréo
- Assurer les réunions vie de classe : 4 temps de rencontres/an entre les élèves et l'administration
- Saisir les enseignements prévisionnels et faits (établir les états de service fait) sur l'interface SAGHE

Gestion des examens et des soutenances

- Piloter les soutenances de mémoires et de gestion de projet (sous la responsabilité de la coordinatrice pédagogique et après recrutement des membres du jury)
- Sous la responsabilité de la coordinatrice, s'assurer de la bonne mise en œuvre des examens (surveillance, copie, etc.)
- Concevoir et renseigner le tableau de notes et préparer le jury de diplomation (préparer les PV et les informations importantes sur les auditeurs)
- Editer les relevés de notes
- Editer les attestations de réussites (uniquement si les diplômes d'accès ont été transmis)

Diplomation

- Concevoir les pièces nécessaires à la diplomation (sous la responsabilité du responsable de service) : PV, listes d'enregistrement
- Editer les diplômes via le logiciel en vigueur
- Orienter et/ou remettre les diplômes/duplicata aux anciens diplômés
- Préparer et participer à la cérémonie de remise de diplôme

Accueillir, informer et orienter les prospects

- Informer les prospects sur les formations
- Participer aux évènements de promotion des cycles concernés