Responsable administratif / Responsable administrative - IFCS (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

Mensuel de 2287.0 Euros à 2441.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Fiscalité
• Élaborer, suivre et piloter un budget
• Superviser la gestion financière

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE

L'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne.
L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé.
Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts.


DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe :
- Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants
- Participer à l'activité administrative de l'institut
- Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS

MISSIONS

Activités permanentes :
De l'entrée en formation à la diplomation :
- Elaboration des conventions de formation (liaison avec les OPCO et employeurs)
- Elaboration des conventions de stage des étudiants
- Suivi de la convention universitaire
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
- Préparation administrative à la soutenance des mémoires de fin d'étude
- Tenue et mise en conformité des dossiers avec les formateurs
- Classement et archivage des dossiers scolaires
- Gestion des absences
- Préparation des jurys de diplômation : préparation des dossiers, envoi des tableaux à la Drieets, affichage des résultats
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats..)


Accueil des intervenants extérieurs
Gestion des rémunérations des intervenants en lien avec la DRH
Préparation des instances de l'IFCS (2 à 3 par an)
Intendance :
- Gestion des stocks : assurer un suivi des stocks de fournitures
- Assurer le rangement des fournitures
- Réserver le matériel audio-visuel pour les demandes externes
- Assurer la liaison avec le service de reprographie : demande, réponse

Organisation du concours :
- Après information de la direction, établir une planification annuelle des épreuves de sélection en juin de l'année n-1, réaliser un document, et l'envoyer à l'ARS
- Réaliser et mettre à jour annuellement la plaquette de présentation de l'IFCS ainsi que les documents justificatifs à mettre en ligne et les faire valider par la direction
- Mettre en ligne les dossiers de sélection,
- Dépouillement des dossiers d'inscription en conformité avec la check list validée
- Enregistrement des candidats : état-civil, adresse, établissement, diplôme
- Convoquer les candidats et leur envoyer leurs résultats après les réunions des jurys
- Convoquer les membres des jurys après la réalisation d'une enquête sur leur disponibilité
- Rassembler les documents nécessaires pour les épreuves et les jurys
- Etablir un document statistique sur le traitement des dossiers de sélection pour le conseil technique de mai
- Etablir le procès-verbal des réunions de jury
- Gérer les listes des candidats reçus : liste complémentaire, reports, désistements,
- Prévoir l'organisation des journées d'épreuves et de jury, réservation des salles pour l'année suivante
- Préparer fin août une liste à jour des personnes rentrant en septembre
- Classer les dossiers de sélection de l'année précédente et en prévoir l'archivage

Gestion financière de la sélection
- Etablir les documents permettant de payer les membres des jurys
- Envoyer le récapitulatif des membres du jury à rémunérer à la DRH
- Mettre à jour le fichier intervenants
- Gérer les dossiers de prise en charge financière des étudiants


PROFIL
Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique