Gestionnaire administratif.ve de l'Espace Langues (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

36H15 Autre (36H15 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1952.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Législation sociale
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires

Description de l'offre

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la Formation (DF) / Espace Langues
Composition du service (effectifs) : 6
Fonction d'encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Responsable administrative et financière
L'Espace Langues est un service transversal de l'Université Sorbonne Paris Nord, rattaché à la Direction de la Formation, qui propose différentes modalités d'apprentissage des langues pour tous les étudiants et les personnels de l'université mais également pour des personnes extérieures à l'université :
- Cours semestriels en présentiel, 100% en ligne ou hybrides
- Stage intensif d'anglais et de français langue étrangère (FLE)
- Ateliers de conversation en anglais et en français langue étrangère (FLE)
À l'Espace Langues, il est aussi possible de préparer et de passer des certifications en anglais et en français langue étrangère (FLE) :
- Préparation du TOEFL, TOEIC, CLES pour l'anglais et du DELF-DALF pour le FLE
- Passation du CLES pour l'anglais et du DELF-DALF pour le FLE
L'Espace Langues gère également le diplôme universitaire (DU) passerelle pour les étudiants en exil qui accueille chaque année 30 étudiants réfugiés, demandeurs d'asile ou bénéficiaires d'une protection subsidiaire. Ce diplôme existe depuis 2017 et depuis 2019, il est habilité « DU Passerelle » par le Ministère de l'Enseignement Supérieur.
France Éducation international a attribué le Label Qualité FLE à l'Espace Langues en décembre 2021.

Description du poste : missions et activités
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (informer sur l'offre de cours, les certifications, les stages et ateliers, les modalités d'inscription et de candidature) et traiter les courriels et courriers
- Participer à l'organisation de réunions régulières
- Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données et des tableaux de bord utilisés par le service. Réaliser des extractions
- Préparer et gérer les inscriptions aux cours semestriels, stages et ateliers en utilisant les applications et outils dédiés
- Suivre et contrôler l'assiduité et la participation aux cours, stages et ateliers
- Traiter et diffuser les résultats obtenus à l'issue des cours semestriels, stages et ateliers
- Intervenir en support lors de sessions de certifications
- Intervenir en support dans la gestion du DU Passerelle
- Gérer les inscriptions pédagogiques et la saisie des notes dans Apogée
- Assurer un suivi logistique des locaux de l'Espace Langues (bureau, salles de cours, matériels, fournitures)
- Participer au déploiement et à la valorisation de l'Espace Langues et de ses missions
- Contribuer à la démarche qualité entreprise à l'Espace Langues
- Mettre en œuvre et appliquer les procédures et respecter la réglementation en vigueur

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Pédagogie : Apogée, E-candidat, Améthys
Logistique : Hyperplanning, GAEL (gestion des sessions DELF-DALF)
RH : Saphir, Safran, Sépia
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel