Adjoint-e en gestion administrative et comptable (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

temps partiel - 17H Autre (temps partiel - 17H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

928€ brut mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Bureautique et outils collaboratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Mettre en forme un document
• Prioriser
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• CAP, BEP et équivalents
  Gestion publique

Description de l'offre

L'Université Bordeaux Montaigne est une université d'Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l'homme de Bordeaux, unité d'appui à la recherche.
Pour en savoir plus, consultez nos pages.

Le Service culture favorise l'accès à l'art et à la culture dans l'ensemble des domaines artistiques pour la communauté universitaire : étudiant-e-s, personnel enseignant et administratif. Il est dirigé par Pierre Katuszewski, enseignant-chercheur en théâtre dans notre établissement.
Vous serez rattaché.e à la responsable du Service culture, dans une équipe composée d'un directeur, 2 agents à temps plein et un emploi étudiant.

Vos missions seront les suivantes :
Gestion Financière :
Assister la responsable dans l'exécution du budget du service, en lien avec la.e responsable CRB :

Budget :
- Accompagner à la constitution du budget annuel et des budgets rectificatifs
- Suivre l'exécution des dépenses du budget du service
- Aider à la constitution des bilans financiers demander dans le cadre de demandes de subvention
Dépenses :
- Création des fournisseurs et des missionnaires (collecter, enregistrer des documents justificatifs et les transmettre à l'agence comptable)
- Engager les dépenses dans l'outil GFC dépenses
- Emettre les bons de commandes et les transmettre aux fournisseurs
- Suivre les services faits
- Demander les factures si nécessaire, accompagner les fournisseurs dans le dépôt de leur facture sur le site
Choruspro
- Collecter les documents justificatifs de la dépense et les mettre à disposition de l'agence comptable
Missions :
- Préparer et saisir, dans l'outil GFC missions, les déplacements du personnel du Service culture
- Collecter les documents justificatifs et les déposer dans l'application PJ Mission
- Liquider la mission et s'assurer du remboursement de l'agent
Fonctionnement général du Service culture :
- Procéder à la commande des fournitures administratives ou autre du service
Gestion administrative et logistique
- Assister la responsable dans la gestion et le suivi des conventions
- Faire les demandes de réservations de salles pour les différentes activités du Service culture (ateliers de pratique
artistique, programmation.etc)
- Suivre les annulations de réservation au cours de l'année, lien avec le service sureté
- Recueillir les demandes de réservation de la maison des étudiants, procéder aux réservations dans l'outil
Hyperplanning
- Accompagner l'installation dans la salle si nécessaire

Autres missions :
- Vous pourriez également être appelé.e à participer à l'activité courante du Service culture notamment pour les
événements qui rythment l'année universitaire (Aide logistique, Accueil et Information des publics)

Conditions particulières d'exercice
- Compétences techniques et maîtrise de divers outils et logiciels spécifiques
- Autonomie et grande rigueur dans le travail

Connaissances et compétences requises :
- Connaissances en matière de règles de droit public, le fonctionnement et le rôle des établissements publics
d'enseignement supérieur.
- Maîtrise des techniques de gestion budgétaire et comptable publique (GBCP)
- Connaissances des circuits de décision en matière financière et administrative
- Connaissance de logiciels financiers et comptables de l'établissement
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur.)
- Rigueur et Organisation
- Respect des délais
- Aisance relationnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Réactivité
- Connaissance de dispositifs de financements publics (Région, Métropole, communes).

Expérience en établissements publics bienvenue