Secrétaire d'organisme de formation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

temps partiel - 21H Autre (temps partiel - 21H Autre)

Expérience

12 Mois - assistante administrative

Salaire

Mensuel de 1260.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat formation

Description de l'offre

Association Addictions France organisée en 4 sites inter régionaux propose des formations à tout professionnel ou bénévole intéressé et/ou confronté à des problématiques liées aux conduites addictives. Le poste recherché concerne le Site Sud, basé à Montpellier. Les équipes de formation du site Sud interviennent en Occitanie, Nouvelle Aquitaine, Corse, Provence-Alpes-Côte d'Azur et Auvergne Rhône-Alpes. Le site est composé :
- D'une équipe pédagogique composée de professionnels de terrain et d'experts en addictologie basée en région ;
- D'une équipe de coordination pour assurer une réponse réactive, coordonnée et de qualité aux demandes de formation sur chacune des régions ;
- D'une équipe de pilotage pour assurer la mise en œuvre d'une démarche qualité sur le Site Sud.

Dans le cadre d'un surcroît d'activité, nous recherchons un poste de secrétaire de l'Organisme de formation Site Sud, à 0.6 ETP sur un CDD d'un an renouvelable. La secrétaire de l'Organisme de Formation est en charge de la gestion administrative du Site Sud. Elle travaille en étroite collaboration avec le responsable du Site Sud et les équipes pluridisciplinaires. Les missions proposées seront les suivantes :

1. Appui administratif à la Coordination Occitanie :
- Saisie des dossiers OF dans le logiciel DIGIFORMA
- Tenue à jour de tableaux de suivi
- Echanges/relances réguliers avec les formateurs par mail, visioconférence, téléphone pour le suivi des dossiers
- Participation aux réunions mensuelles en visioconférence dans le cadre d'échanges de pratiques DIGIFORMA
- Se tenir à jour des évolutions DIGIFORMA/QUALIOPI via la veille proposée par le siège
- Rédaction et mise à jour des process DIGIFORMA en lien avec le pilote du site OFI Sud.

2. Appui administratif au pilotage site Sud :
- Echanges avec les régions du Site sud pour signature de conventions, pré conformité et conformité des dossiers
- Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus des correspondants et Comité de Pilotage OFI Sud
- Administration de questionnaires de satisfaction annuels auprès des clients et recueil des réponses
- Elaboration du catalogue de formation OFI
- Envoi des factures via DIGIFORMA
- Suivi administratif et orientation des demandes des clients
- Suivi des boites mails DIGIFORMA et Formation Sud
- Appui technique auprès des formateurs et équipes OFI SUD
- Aide à la préparation des audits Qualiopi
- Intégration de l'Intelligence Artificielle dans nos pratiques pédagogiques et administratives.

Profil recherché :
Nous recherchons une personne ayant le profil de secrétaire/assistant.(e) administratif.ve et les compétences afférentes, ainsi qu'une maîtrise indispensable de l'outil informatique et digital.
Une connaissance du milieu de la formation professionnelle, de la certification Qualiopi et du logiciel DIGIFORMA sera appréciée.

Les qualités suivantes sont également attendues :
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité de travail en équipe ;
- Motivation, sens de l'organisation, autonomie dans la gestion des tâches attendues.

Diplômes : Bac +2 minimum - Gestion administrative, secrétariat.
Expérience : 12 Mois minimum sur même type de poste ou similaire.
Précisions sur le poste :
Lieu de travail : Poste basé à Montpellier.
Poste à pourvoir : dès que possible.
Type d'emploi : CDD 0.6 ETP (3 jours par semaine).
Durée du contrat : 1 an renouvelable.
Rémunération : selon la grille de Convention collective 66, secrétaire technicien supérieur, à partir de 1 860 euros brut mensuels pour un temps plein + prime Ségur.
Avantages : 9 jours de congés trimestriels par an, Mutuelle, Titres restaurants.

Pour postuler :
Envoyer CV et lettre de motivation
Entretien avec la responsable et le pilote de l'organisme de formation à compter de début mai.