Agent administratif polyvalent - Service relations citoyennes (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 2050.0 Euros à 2100.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Méthode de classement et d'archivage
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classement, archivage
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Techniques de numérisation
• Techniques de secrétariat
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver
• Contrôler la conformité des données
• Corriger et mettre en forme un document
• Diffuser une information, une publication
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Mettre en forme un document
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Prioriser
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Sous l'autorité du responsable de service, l'agent administratif gère et traite les archives municipales, répond aux demandes administratives et organise le fonds documentaire. Il/elle assure la communication des documents aux usagers et accompagne l'accueil du public. Le poste implique des interactions avec le public, le port de charges et occasionnellement du travail en sous-sol. Ce poste n'est pas éligible au télétravail.
Missions du poste

Collecte, classement et conditionnement des fonds d'archives :

Collecte des versements des services municipaux.
Conditionnement (mise en boîte) des documents non archivés
Traitement des archives en vrac
Tri et description des dossiers pour constituer un instrument de recherche.
Conditionnement et remplacement des boîtes endommagées.

Communication des documents :

Gestion des demandes de communication des services et des administrés (mails, courriers, accueil)
Suivi des retours de communication et réintégration dans le fonds
Accueil physique des lecteurs et aide à la recherche

Traitement des actes :

Gestion des demandes de copies d'actes d'état civil reçues hors guichet (par courrier ou plateforme en ligne)

Missions administratives transversales :

Rédaction de courriers administratifs pour le service
Suivi des abonnements : bons de commande, factures, ventilation dans les différents services
Archivage des documents du service.
Soutien ponctuel à l'accueil du service

Formations et expériences requises

Connaissance de la législation relative aux archives et du fonds patrimonial de la ville.
Maîtrise des techniques de classement et d'inventaire.
Maîtrise des outils informatiques.
Capacité à retrouver des renseignements pour les recherches administratives.
Organisation et rédaction d'instruments de recherche.
Lecture rapide et compréhension des documents.
Rigueur, méthode et organisation.
Qualités relationnelles et sens du service public.