Agent d'accueil / secrétaire aide-comptable (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

36 Mois

Salaire

Mensuel de 1810.0 Euros à 2000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents Exigé
• Réaliser des opérations comptables Exigé
• Assurer la liaison entre les départements Exigé
• Garantir la confidentialité des informations Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat / comptabilité

Description de l'offre

Nous recherchons un(e) Secrétaire/Agent d'Accueil et Aide-Comptable dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe administrative.

Ce poste polyvalent implique une part importante de gestion administrative et de comptabilité, ainsi qu'un rôle clé d'accueil et de coordination au sein de l'établissement, ainsi qu'une part de secrétariat de direction.

Sous la responsabilité du chef d'établissement, vous serez chargé(e) d'assurer l'accueil des élèves et des familles, la gestion administrative quotidienne, ainsi que le suivi d'éléments comptables.

Vos missions :

1/ Partie Accueil et Secrétariat :
- les élèves, les familles et les visiteurs, en maîtrisant les codes de communication et en faisant preuve d'une aisance relationnelle.
- Assurer la vigilance sur la sécurité des entrées et sorties.
- Rédiger des communications écrites (courriels, courriers, convocations, informations diverses) et répondre aux interlocuteurs.
- Gérer le standard téléphonique, prendre des rendez-vous et transmettre les informations.
- Assurer la gestion de l'agenda du chef d'établissement.
- Recevoir et saisir les dossiers d'inscription sur le logiciel interne, organiser des listes à l'aide de tableurs et procéder à des relances.
- Saisir et gérer les documents des familles (inscriptions, règlements, etc.) et effectuer les relances nécessaires.
- Gérer les règlements (en lien avec le service comptable) et les informations concernant la restauration scolaire (effectifs, commandes de pique-nique, etc.).
- Assurer l'affichage des informations importantes dans l'établissement.
- Travailler en étroite collaboration avec les chefs d'établissement et l'équipe administrative.
- Gérer les conflits et répondre aux situations d'urgence.
- Faire preuve de prise d'initiative, d'autonomie, de gestion du stress, ainsi que d'une organisation et ponctualité irréprochables.
- Promouvoir et faire vivre le projet éducatif de l'établissement et le projet diocésain de l'enseignement catholique

2/ Partie Comptabilité :
- Assurer la facturation des familles sur le logiciel interne et saisir les éléments correspondants.
- Suivre et relancer les paiements des factures en lien avec le service comptable externalisé.
- Transmettre les documents comptables générés par le logiciel interne.
- Suivre la comptabilité des services (cantine, garderies, études) et garantir la bonne gestion des règlements.
- Maintenir une communication régulière avec les familles (règlements, impayés).
- Gérer la relation avec les partenaires extérieurs (banque, comptabilité externalisée, fournisseurs, etc.).
- Assurer l'archivage organisé des documents comptables et administratifs.
- Maîtriser les tableurs et outils numériques internes pour une gestion efficace des informations.

Compétences et qualités requises :
- Aisance relationnelle, capacité à communiquer et à travailler en équipe.
- Organisation et rigueur.
- Excellente maîtrise de l'orthographe et des outils informatiques (tableurs, logiciels de gestion administrative et comptable).
- Bonne maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
- Parfaite maîtrise orthographique.
- Autonomie, réactivité et prise d'initiative.
- Sens de la confidentialité (interne et externe) et respect des règles de sécurité.
- Expérience dans un poste similaire souhaitée.
- Travailler avec aisance sous l'autorité du chef d'établissement

Si vous êtes une personne organisée, rigoureuse et dotée d'un excellent sens du contact, ce poste est fait pour vous !

Pour postuler :
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation.