Responsable de la section accueil dématérialisé - GED (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

38H Autre (38H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

En fonction de l'expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Bureautique et outils collaboratifs Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Savoir manager
• Avoir des compétences juridiques Exigé

Description de l'offre

Vos activités principales

Vous êtes chargé de l'encadrement et du management d'une équipe de 10 agents dans leur mission de gestion électronique des dossiers et de traitement des mails adressés par les usagers sur la boite fonctionnelle dédiée du service.
A titre principal, vous participez aux missions relatives à l'amélioration des conditions d'accueil et de service rendu à l'usager. Cette mission est très suivie dans le cadre du Copil Quale-ATE et du comité local des usagers en lien avec la mission qualité et performance, et avec la cheffe de bureau (gestion du suivi statistiques des réponses aux mails et courriers des administrations, ainsi que des mails et des courriers des usagers). Vous aurez en charge la rédaction des réponses aux usagers sur les dossiers sensibles et/ou nécessitant un traitement personnalisé.
A titre secondaire, vous aurez en charge la gestion électronique des dossiers (GED) . Vous devrez assurer le suivi et l'optimisation de l'activité (suivi des statistiques de productivité et de consultation des dossiers numérisés, suivi des imports/exports des dossiers numérisés et du transfert des dossiers papiers aux préfectures).
L'activité de numérisation porte sur l'ensemble des dossiers traités dans la direction (BSE, BESE, BA).
Dans le cadre de la polyvalence, vous pouvez être amené à venir en renfort aux autres sections du bureau, pendant les périodes de forte activité ou d'absence des autres cades B.

Votre environnement professionnel :

- Activités du service

Le bureau du séjour des étrangers constitue, avec les bureaux des examens spécialisés et de l'éloignement, de l'asile et des naturalisations, ainsi que la plateforme de la main d'œuvre étrangère l'une des composantes de la direction des migrations et de l'intégration. Le bureau du séjour des étrangers a la responsabilité de l'accueil des ressortissants étrangers et de l'instruction des demandes de titres de séjour ainsi que des documents de voyage.

- Composition et effectifs du service

Le bureau du séjour des étrangers comprend 5 attachés (cheffe de bureau et 4 adjoints), 14 secrétaires administratifs et une cinquantaine d'adjoints administratifs et contractuels.

- Liaisons hiérarchiques

La cheffe de bureau et ses adjoints attachés.

- Liaisons fonctionnelles

En interne : les bureaux des examens spécialisés et de l'éloignement, de l'asile et des naturalisations, la plateforme SMOE
En externe : ministère de l'Intérieur (DGEF), DTSP, DCPAF.



Temps plein / Télétravail possible / Management