Assistant(e) Administrative d'Equipes de Recherche (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 24 Mois

Durée de travail

38H30 Autre (38H30 Autre)

Expérience

24 Mois

Salaire

selon expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser le traitement des commandes
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

En tant qu'Assistant.e administratif.ve d'Equipes de Recherche (AER), vous travaillez en proximité des scientifiques, des services supports d'Inria et de ses partenaires (laboratoires de recherche, Universités,Ecole).
Vous travaillez au cœur des équipes de recherche et sous l'autorité de la responsabilité hiérarchique de la Responsable des AER de Lyon et sous la responsabilité fonctionnelle des chefs d'équipes.
L'AER travaille pour 2 à 3 équipes de recherche.


Mission confiées

Pour en savoir plus sur les missions et le périmètre du métier d'assistant d'Equipes de Recherche chez Inria,
visionnez : https://www.youtube.com/watch?v=LjGnb2mJaWg

Principales activités
* Coordination Administrative et Assistance aux équipes
-Aider et conseiller les chercheurs sur les procédures à mettre en œuvre
-Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils
-Planifier et organiser les activités administratives, contribuer à la qualité et au respect des délais, gérer les aléas et les priorités
-Garantir la bonne application des procédures
-Assurer le suivi de l'activité et autres reportings

*Gestion RH
-Participer aux processus de recrutement et accueil des nouveaux membres des équipes de recherche (Initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés et des stagiaires)
-Préparer l'arrivée et l'intégration des nouveaux entrants
-Informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH

*Gestion budgétaire, financière et contractuelle
-Suivre et analyser les différents budgets alloués aux équipes de recherche, en jouant un rôle d'alerte et de conseil auprès des responsables d'équipes
-Contrôler et valider les déplacements des membres des équipes
-Organiser les déplacements des invités
-Etablir les demandes d'achat et assurer le service fait

*Communication et relations extérieures
-Renseigner et orienter les différents interlocuteurs (internes et partenaires extérieurs)
-Organiser les évènements scientifiques internes ou externe