Assistant administratif / Assistante administrative

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

temps partiel - 30H Autre (temps partiel - 30H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

rémunération statutaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé
  Secrétariat assistanat projet
• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat projet

Description de l'offre

Au sein de la Direction du Développement Economique et de l'Attractivité composée de 4 services
(développement économique, emploi insertion, tourisme et Enseignement Supérieur Pôle Régional de
Formation - Le Plus) et de 20 agents, en binôme avec l'assistante de direction en charge du Pôle
développement Economique, vous êtes placé(e) sous l'autorité de la Directrice et vous assurez les missions
suivantes :
VOS MISSIONS
=> Pour les Pôles Tourisme et Emploi Insertion
Missions principales :
Secrétariat - Accueil
- Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réception, diffusion et contrôle de la traçabilité du courrier, des parapheurs, en interne et en
externe
- Secrétariat et administration générale pour les services Emploi Insertion, Enseignement Supérieur
et Tourisme de la DDEA
- Traitement et suivi du courrier concernant les trois services
- Gestion des agendas des agents
- Organisation de rendez-vous et de réunions (préparation et envoi des invitations, réservation salles
et matériel, etc.)
- Gestion de la réservation des véhicules, établissement des ordres de mission et des états de frais
- Archivage des dossiers
- Assistance à l'organisation d'évènements (logistique .)
Administration
- Commissions : préparation et organisation des commissions Emploi Formation Insertion et
Tourisme (envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, diffusion du
compte rendu ...)
- Suivi des dossiers et des conventions en lien avec les services tourisme et emploi - insertion et
enseignement supérieur
=> Pour le compte de l'ensemble de la direction :
Administration/ Finances
En cas d'absence de l'assistante de direction de la DDEA :
- Saisie des bons de commande, gestion des factures, suivi du budget
- Commissions : préparation et organisation des différentes commissions (envoi des convocations,
préparation des dossiers, réservation des salles, diffusion du compte rendu .)
- Instances : bureau et conseil de communauté (préparation des rapports ...)
- Gestion de la réservation des véhicules, établissement des ordres de mission et des états de frais
Mission spécifique
- Expérimentation Territoire Zéro Chômeur longue Durée : soutien administratif (envoi des
convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, diffusion du compte rendu .) et
logistique à l'animation du Comité Local pour l'Emploi.
VOS ATOUTS ET COMPÉTENCES
Titulaire d'un BAC/BTS en secrétariat, vous maîtrisez les outils informatiques. Vous faites preuve
d'autonomie, de rigueur/fiabilité. Vous travaillez dans le respect des obligations de discrétion et de
confidentialité.
Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles et avez un esprit de synthèse.
Vous savez vous montrer disponible, et réactif.ve et vous avez le sens des priorités.
Vous avez la capacité à travailler en équipe.
Vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales.
VOS AVANTAGES ET CONDITIONS DU POSTE
- Rémunération statutaire + RIFSEEP
- Prime annuelle
- CNAS
- Titres restaurant
- Participation mutuelle (si labellisée)
- Prévoyance obligatoir