Employé administratif H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 8 Mois

Durée de travail

38H Autre (38H Autre)

Expérience

6 Mois

Salaire

Mensuel de 1957.0 Euros à 2200.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classement, archivage
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• La rigueur, l'autonomie, l'organisation
• Poli, respectueux, souriant
• Tenue correcte
• Etre attentif, demeurer concentré
• Avoir le sens de l'accueil, gérer les conflits
• Ponctualité
• Travail d'équipe
• Gérer des tâches répétitives/respect procédures
• Avoir le sens de l'adaptation
• logiciels de bureautique. Logiciel EBP serait un +

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent

Description de l'offre

POUR REMPLACEMENT D'UN CONGE MATERNITÉ : CDD DE 8 MOIS POSTE A POURVOIR A PARTIR DU 12/05/2025

DESCRIPTIF DU POSTE :
L'assistant administratif assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l'archivage des dossiers. Il veille à la circulation de l'information. Il réalise l'activité d'accueil ainsi que des tâches administratives d'appui et de contrôle. Par ailleurs, il assure le traitement des appels téléphoniques, l'organisation logistique des interventions et l'expédition du courrier. Il est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l'image de marque de l'entreprise, en interne comme à l'externe.

MISSIONS PRINCIPALES :
STANDARD TÉLÉPHONIQUE
Écouter / Répondre / Direction de l'appel au bon service / Renseigner / Rappeler ou mail pour répondre
Écouter la messagerie / Gérer le répondeur du téléphone (message pour congés) / Mise à jour de la sonnerie

ACCUEIL :
Servir le client / Renseigner et diriger au bon service / Si prêt de véhicule : copie du permis

SORTIE FICHE DE SUIVI :
Imprimer la fiche de suivi de chaque dossier sorti de production
Faire une mise en page du bon de livraison / Vérification si manque le bon de commande (BDC) du client / intitulé du dossier à corriger si différent du BDC (cf tampon si il y a) ou à revalider avec le client.
Remise des dossiers au chef d'atelier

INFORMATION SUR LE STATUT DE LA COMMANDE :
Savoir renseigner le client sur le statut de sa commande (en cours de production, en attente de date de pose..)
Changer le statut du bon de livraison via EBP lorsque ce dernier est terminé en atelier
Imprimer le bon de livraison / Informer le client (tél - mail ou sms) lorsque sa commande est prête

GÉRER LES EXPÉDITIONS ET LIVRAISONS PAR TRANSPORTEUR OU PAR NOS SOINS :
Informer le client / Confirmer l'adresse + contact
Imprimer le bon de livraison / Imprimer les étiquettes d'expédition
Suivi si problème lors de la livraison

ORGANISER LE PLANNING SOUS LA DIRECTION DU CHEF D'ATELIER :
A. POSES
Informer le client de la date fixée par téléphone ou mail / S'assurer de la présence d'un contact (si chantier le nécessite) et valider les horaires d'ouverture ou du RDV.
Imprimer le bon d'intervention à la date fixée lorsque cette dernière est validée par le client
Réserver nacelle si chantier le nécessite
Fournir au client les documents dont il aura besoin pour l'intervention
Autorisation auprès des Mairies et si besoin DOE
Après intervention : Envoi des photos + bon d'intervention au client si pas sur place

B. VÉHICULE
Envoi mail de confirmation et programmation des SMS de rappel

CLASSEMENT ALPHABÉTIQUE / INFORMATIQUE :
Dossiers clients / Dossiers Mairie client / Photos d'intervention et véhicules

SUIVI DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :
Mise à jour annuelle et/ou prise de RDV : Document unique / Maintenance du parc machines (Zund, banc de scie) / Maintenance climatisation, harnais, extincteur
Suivi mensuel des véhicules de l'entreprise : impression et remise à la personne responsable de son véhicule d'une fiche de suivi
Mise à jour des contrôles techniques / révisions des véhicules : prise de RDV
Mise à jour des trousses de secours / défibrillateur
Suivi des différentes formations du personnel : Initiale / recyclage
Mise à jour du Qualif'Enseigne

COMMANDE DE FOURNITURES :
Cartons / Café / Nécessaire bureautique / Bordure trottoir + béton / Bois.selon les besoins.