Chargé d'accueil / Assistant administratif (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 2200.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Techniques de gestion du stress
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Identifier, traiter une demande client
• Assurer la confidentialité des informations
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives
• Garantir un suivi administratif
• Gérer des situations de crise ou d'urgence
• Maintenir une communication claire et professionnelle
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé
• Rédiger des messages et des emails professionnels

Description de l'offre

Sous l'autorité de la responsable de la Maison des services publics -Pays de Gex agglo, représentant (e) de l'image de l'établissement auprès du public, la ou le chargé(e) d'accueil / assistant administratif anime l'espace d'accueil et d'information. Elle ou il est en charge d'accueillir le public, de l'informer et de l'orienter.

MISSIONS
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Renseigner, informer et orienter le public ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
- Prise de rendez-vous pour les animatrices France services ;
- Prendre des messages ;

Renseignement et orientation du public vers les différents services :
- Identifier et gérer la demande des visiteurs ;
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la Maison des services publics et les services qui la composent ;
- Orienter le public vers les personnes et services compétents
Gestion des réservations de bureaux dédiés aux permanences en lien avec le reste de l'équipe ;
Annonce l'arriver des rendez-vous aux différents partenaires en permanences et aux services ;
Assistance administrative des services :
- Réalisation et actualisation d'outils à remettre aux usagers pour qu'ils préparent leurs rendez-vous ;
- Suivi des tableaux de bord de fréquentation du service en lien avec le reste de l'équipe.

PROFIL
- Niveau Bac ;
- Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et aisance avec les outils informatiques ;
- Aisance avec les démarches et formalités administratives dématérialisées ;
- Écoute et de pédagogie, excellent relationnel ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Flexibilité ;
- Résistance au stress ;
- Discrétion et de confidentialité ;
- Pratique de l'anglais (niveau B2) et/ou autres langues étrangères appréciée ;
- Une expérience réussie à l'accueil appréciée ;


RENSEIGNEMENTS PRATIQUES
- Temps complet
- Horaires variables en fonction des nécessités de service
- Lieu de travail : GEX
- Poste à pourvoir dès que possible
Conditions salariales :
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Avantages : supplément familial de traitement - chèques déjeuner - participation mutuelle santé - prise en charge de la prévoyance - prise en charge de l'abonnement transports en commun pour les trajets domicile/travail - COS/CNAS