ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

Horaire de 12.64 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé

Description de l'offre

Dans le cadre d'un remplacement au sein du Pôle Patrimoine, GRAND DIJON HABITAT recrute sous contrat à durée indéterminée :

UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE)

Finalités du poste :

Sous l'autorité de la Directrice du pôle patrimoine, il/elle vient en renfort de l'équipe actuelle composée de 3 assistantes de Direction.

En fonction d'objectifs assignés, il/elle assure l'organisation et la diffusion de l'information, ainsi que le traitement de dossiers spécifiques à la Direction et au secteur dédié.

Missions principales :

ACCUEIL ET ORIENTATION INTERNE ET EXTERNE

- Assurer l'accueil téléphonique spécifiques à la Direction

- Les renseigner, les orienter, informer le service

- Traiter et configurer les demandes de modes d'accès des locataires externes (clés, badges, télécommandes)

LES ACTIVITES ADMINISTRATIVES ET BUREAUTIQUES

- Traiter les doléances des locataires et les pétitions

- Traiter les demandes Président/DG/Elus/Partenaires

- Saisir, mettre en page et éditer les courriers, rapports, comptes rendus de réunion et documents divers pour la direction et/ou le manager intermédiaire dédié

- Analyser et orienter les factures en anomalies auprès des collaborateurs ou des services internes

- Assurer le classement, l'archivage, les commandes de fournitures

- Assurer la partie administrative du process « troubles de voisinage »

- Rédiger et diffuser les notes d'informations à destination des locataires

L'ASSISTANAT, LA CONTRIBUTION AU FONCTIONNNEMENT DU SERVICE

- Gérer l'agenda des Directeurs/Responsables de service et le planning des services (congés, continuité d'activité, télétravail, .)

- Organiser et préparer les réunions internes et externes : envoi des convocations et ordre du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus

- Participer aux réunions

- Prendre en charge des dossiers spécifiques

- Faire des propositions pour améliorer l'efficacité du service (outils, procédures)

- Mettre à jour les tableaux de bord des activités

- Assurer le reporting à la hiérarchie

Qualités professionnelles :

- Autonomie, rigueur, organisation, confidentialité, polyvalence

- Aptitude à travailler en équipe

- Aisance relationnelle (contact client)

Compétences professionnelles :

- Excellente capacité rédactionnelle

- Excellente maîtrise des solutions de Microsoft 365

Profil :

De formation BAC + 2 et bénéficiant idéalement d'une expérience de 5 ans minimum

Votre capacité d'organisation vous permet d'anticiper les besoins des managers assistés. Vous êtes investis et engagés sur votre poste et dans vos missions. Votre bonne humeur est communicative et votre plume est reconnue. Rigueur, autonomie et esprit d'initiative sont des qualités essentielles pour réussir sereinement sur ce poste. Vous maîtrisez le pack office et vous vous adaptez facilement à de nouveaux outils

Une expérience sur un poste similaire dans un EPIC ou dans le logement social serait appréciée.