Gestionnaire achats et exploitation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 2190.0 Euros à 2250.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Assurer un accueil téléphonique
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Établir un devis
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Description de l'offre

L'Adjoint Administratif, rattaché au service des Achats et de l'Exploitation, joue un rôle clé dans la gestion administrative, budgétaire et logistique du service. Il/elle assure le suivi rigoureux des commandes, des factures et des contrats tout en contribuant à l'optimisation des processus et à la coordination avec les différents acteurs internes et externes.

Missions principales
1. Gestion des commandes et des engagements
o Création, modification et liquidation des commandes.
o Ajustement des engagements annuels selon le "réalisé" par service.
o Gestion des commandes et des stocks pour les événements organisés par la direction.
2. Suivi financier et administratif
o Réception, contrôle et traitement des factures via les outils numériques (Chorus, mails, courriers).
o Suivi des contrats et marchés en lien avec la facturation.
o Gestion et suivi des charges rattachées.
3. Analyse et reporting
o Suivi d'indicateurs mensuels de performance (KPI).
o Mise à jour et suivi d'un tableau de bord pour les engagements et prévisions budgétaires 2025
o Contrôle strict du respect des budgets alloués.
4. Gestion des relations fournisseurs
o Création fiches fournisseurs dans les bases de données.
o Relances et suivi des fournisseurs
5. Logistique
o Gestion du courrier
o Coordination avec les autres services (logistique, RH, services financiers).
6. Amélioration continue
o Proposition d'optimisations pour les processus administratifs, budgétaires et logistiques.

Relations professionnelles
Interactions régulières avec :
- Le Responsable Achats et Exploitation.
- Les responsables et gestionnaires administratifs des autres services.
- Les fournisseurs et prestataires externes.

Savoir-faire
- Maîtrise avancée des outils bureautiques et informatiques (Excel, ERP, logiciels de dématérialisation tels que Chorus).
- Gestion rigoureuse des budgets et des processus de facturation.
- Analyse et production de tableaux de bord
- Connaissances en gestion contractuelle et juridique (idéalement marchés publics).
- Gestion efficace des priorités et respect des délais.

Savoir-être
- Organisation et gestion optimale du temps
- Capacité d'adaptation notamment dans la gestion des imprévus
- Sens relationnel et aptitude à travailler en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité des données.
- Polyvalence et réactivité.

Qualification et expérience
- Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.
- Expérience dans un poste similaire 2 à 3 ans appréciée
- Connaissance des outils et processus de facturation/dématérialisation.