Assistant-e de direction et gestionnaire du courrier H/F

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 9 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

1641€ net mensuel

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Normes rédactionnelles
• Techniques de numérisation
• Gestion administrative
• Gestion administrative du courrier
• Méthode de classement et d'archivage
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques
• Relayer de l'information
• Structurer, synthétiser des informations
• normes rédactionnelles Exigé
• maîtrise des outils bureautiques et internet Exigé
• appliquer la réglementation

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Technique administrative

Description de l'offre

Au sein de la sous-préfecture de Florac, vous aurez pour missions :
ASSISTANCE DE DIRECTION :
Vous traiterez les contacts de la sous-préfète: gestion rigoureuse de l'agenda de Madame la sous-préfète, filtrage des interlocuteurs et orientation vers les agents ou services compétents, accueil physique et téléphonique
Vous gérerez le courrier papier et électronique
Vous répondrez aux invitations de la sous-préfète, rédigerez des messages et courriers divers
Vous aurez en charge la préparation minutieuse des dossiers de la sous-préfète en lien avec la secrétaire générale et/ou son adjointe et l'agent en charge de l'ingénierie territoriale
Vous participerez à l'organisation des cérémonies (gerbes, protocole, .)
Vous coordonnerez les déplacements officiels de Mme la sous-préfète ainsi que les réceptions, y compris la gestion des menus et des plans de table en collaboration avec le personnel de résidence.
Vous traiterez les dossiers de médailles en lien avec le bureau de la représentation de l'État (BRE) de la préfecture.

BUDGET :
Vous assurerez le suivi budgétaire et l'approvisionnement des services administratifs et de la résidence.

COURRIER :
Vous assurerez la réception, le visa et le tri du courrier « arrivé » et enregistrerez les actes « papiers » des collectivités sur la gestion électronique documentaire (GED).

AUTRES RÉGLEMENTATIONS :
Vous aurez en charge notamment le suivi et l'instruction des dossiers d'inhumations en terrains privés ; le suivi en lien avec les opérateurs des signalements de dysfonctionnement de téléphonie fixe et mobile ; l'instruction et le suivi des dossiers des associations syndicales de propriétaires

SITE INTERNET :-
Vous assurerez les mises à jour et le suivi des informations relatives à la sous-préfecture.

MÉDIATEUR NUMÉRIQUE :
Vous participerez, en lien avec l'ensemble des agents de la sous-préfecture, à l'accueil des usagers au point numérique.

MANIFESTATIONS SPORTIVES :
Suppléance pour les déclarations des manifestations sportives : autant que de besoin, assurer l'instruction et le suivi, particulièrement en période de forte charge ou de congés de l'instructeur attitré.
Vos missions pourront être appelées à évoluer de façon temporaire ou permanente, selon les nécessités de service et/ou l'évolution des missions confiées à la sous-préfecture.

Profil Recherché :
Connaissances techniques
Connaitre l'environnement professionnel / niveau maitrise / Requis
Avoir des compétences juridiques / niveau pratique / Requis
Avoir des compétences en informatique, bureautique / niveau pratique /Requis
Avoir des compétences budgétaires et comptable / niveau pratique / Requis

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise / Requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise / Requis Savoir analyser / niveau pratique / Requis
Savoir rédiger / niveau maîtrise / Requis
Savoir appliquer la réglementation / niveau maîtrise / Requis
Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique / Requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise / Requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise / Requis

Prise de poste du 01/06/2025 au 28/02/2026

Candidature complète CV + LETTRE DE MOTIVATION à adresser par le biais de cette offre