Assistant(e) de Direction du Pole Solidarité (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté - si diplôme minimum bac + 3

Salaire

Mensuel de 2100.00 Euros sur 13 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Gérer un planning
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• connaitre les outils bureautiques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat direction
  avec expérience dans le même domaine
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat direction
  débutant

Description de l'offre

La ville de Maxéville recrute un(e) Assistant(e) de Direction Responsable du service Administratif-Secrétariat-Accueil du Pole Solidarité

Le Pôle Solidarité de la ville rassemble plusieurs services dédiés à la cohésion sociale, englobant la Petite Enfance, l'emploi-développement économique, la Politique de la ville, le soutien social et les services aux seniors. Travaillant en étroite collaboration avec les autres services municipaux ainsi que les partenaires institutionnels et associatifs locaux, le Pôle Solidarité assure un soutien aux diverses initiatives communautaires.

En tant qu'assistant, vous apporterez un soutien indispensable au responsable du Pôle Solidarité. Vos responsabilités principales incluront l'organisation, la gestion administrative et la coordination des communications et informations au sein du Pôle. Sous la supervision du responsable, vous serez chargé de la gestion administrative des activités du Pôle, travaillant en collaboration avec les directeurs de service et les responsables concernés. Vous superviserez également le personnel d'accueil et administratif de la Maison du Lien et de Solidarité et du Centre Communal d'Action Sociale (CCAS).

Vos tâches incluent :

Le secrétariat du Pôle Solidarité et du CCAS, comprenant la gestion des appels, l'organisation de l'agenda du responsable et des élus, et la préparation de réunions et de dossiers.

La rédaction et la mise en forme de divers documents administratifs à destination interne et externe.

La gestion des parapheurs, courriers et notes entre les différents services.

La contribution aux montages des dossiers élaborés par la direction et la gestion comptable et des ressources humaines (suivi des congés, bons de commande, etc.)

La préparation et le suivi des réunions de la Commission Communale Solidarité et du Conseil d'Administration du CCAS, ainsi que la gestion des aides et délibérations.

La gestion de l'intendance, incluant la réservation des salles, l'organisation des interventions des services techniques et la gestion des stocks de consommables.

En matière d'encadrement, vous jouerez un rôle clé dans la gestion des agents d'accueil et de secrétariat, en assurant un accueil efficace des administrés, en organisant les espaces d'accueil, et en veillant à la qualité des services rendus.

Vous serez également responsable de l'organisation des équipes, de l'animation des réunions de service, de l'évaluation des besoins de formation des agents, et de la participation aux processus de recrutement.

Votre poste nécessite des connaissances approfondies du fonctionnement des collectivités territoriales et des politiques de solidarité, ainsi que des compétences en gestion de secrétariat, communication, rédaction et utilisation des outils bureautiques.

La rigueur, la discrétion et la capacité à travailler en équipe et à encadrer sont également essentielles.

Les horaires de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 du lundi au vendredi,

offre une rémunération statutaire,13ème mois, chèque déjeuner, participation employeur assurance maintien de salaire et mutuelle (MNT) et chèque déjeuner

Les candidatures sont acceptées jusqu'au 20 avril 2025.