Assistant / Assistante de gestion vacances (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Annuel de 26200.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Techniques de communication orales, écrites et numériques Exigé
• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  gestion PME PMI
• Bac ou équivalent Exigé
  tourisme

Description de l'offre

Sous l'autorité du responsable du service vacances et/ou de son adjoint, l'assistant/assistante de gestion prend en charge l'ensemble des opérations des séjours vacances, jeunes et familles, qu'il/elle administre.

INSCRIPTION DES SÉJOURS VACANCES JEUNES ET FAMILLES :
- Paramétrage des séjours et des sessions, des prestataires, des agréments et des tarifs dans les bases informatiques en concertation avec le responsable de service et/ou de l'adjointe du service.
- Réception des demandes des ayants droit, contrôle de l'éligibilité et vérification des justificatifs, calcul des coefficients familiaux et détermination des tarifs appliqués, vérification des places, saisie des inscriptions et des annulations, notifications aux familles et aux prestataires.

INFORMATION DES AYANTS DROIT :
- Accueil et réception des mails et appels téléphoniques des ayants droit,
- Réponse aux demandes de renseignements,
- Suivi des dossiers.

RELATIONS AVEC LES PRESTATAIRES :
- Gestion des options selon les conventions,
- Demande de justificatifs, pièces ou renseignements complémentaires,
- Transmission des listes des inscriptions des enfants et familles,
- Participation à des réunions à la demande du responsable de service et/ou de l'adjointe du service.

FACTURATION ET RÈGLEMENT :
- Vérification et validation des factures des prestataires avant mises en paiement par la comptabilité,
- Facturation et suivi des règlements des ayants droit inscrits, relance en lien avec la comptabilité.

COMMUNICATION :
- Paramétrage des séjours et des sessions sur le site internet de la fondation,
- Mise à jour et mise en ligne des informations sur le site internet de la fondation.

ASTREINTES :
- Assurer les astreintes de niveau 1 à la demande du responsable de service et/ou de l'adjointe du service, selon un calendrier établi préalablement.

ÉVALUATIONS :
- Analyse des bilans établis par les ayant-droits et par les prestataires,
- Réalisation d'évaluation et de contrôle des séjours en activité et production d'un compte-rendu,
- Analyse et réponse aux remarques et critiques émises,
- Participation et exploitation des enquêtes qualité internes.

Cette liste n'est pas exhaustive et peut évoluer en fonction du profil du candidat. Vous devrez intégrer les process internes et vous devrez participer activement à l'évolution du service. La maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte et tableur) et votre aisance informatique vous permettrons de prendre en charge des logiciels métiers. Une connaissance du secteur touristique (vacances familles et ACM) et votre aisance relationnelle sont essentielles. Vous êtes rigoureux/rigoureuses, vous avez le sens de l'organisation pour travailler en équipe.

Le poste est à pourvoir le plus rapidement possible, dans l'idéal dès le mois d'avril 2025