Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

chèques déjeuners, adhésion CNAS

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Sens affirmé de la communication
• Maitrise informatique:internet,outils bureautiques Exigé
• Qualités rédactionnelles et relationnelles
• Grande capacité d'adaptation et de diplomatie

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Secrétariat assistanat direction
  Gestion administrative

Description de l'offre

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, au sein du Cabinet du Maire de la Ville de Chaumont, vous serez chargé(e) d'assurer des missions de secrétariat général du Cabinet du Maire de la Ville de Chaumont.
Vos missions principales seront :
Assistance, Accueil et Secrétariat :
- assurer la gestion informatisée des agendas des élus en fonction des priorités et des urgences,
- organiser les déplacements des élus,
- organiser et assurer le suivi des rendez-vous,
- organiser et coordonner les réunions de travail,
- assurer l'accueil physique en renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l'interlocuteur compétent et, l'accueil téléphonique du Cabinet (réception, filtres et transmission des appels),
- appréhender le degré d'urgence des informations à transmettre,
- gérer le courrier du Cabinet (arrivée et départ) et assurer le planning d'invitation pour les élus,
- réceptionner les parapheurs à destination des élus avant visa du Directeur de Cabinet,
- réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, tableaux de bords, diaporamas, ),
- réaliser le classement et l'archivage,
- travailler en collaboration avec l'assistance de Madame le Maire, la responsable du service relation citoyenne et les collaborateurs de cabinet.
- assurer le suivi du courrier externe notamment via le logiciel professionnel de gestion du courrier,
- confier les courriers à l'agent appariteur,
- ventiler les courriers des élus,
- savoir rédiger des courriers à la demande des élus ou en réponse à des sollicitations ou courriers arrivés,
- assurer ponctuellement l'achat des fournitures nécessaires à la mise en oeuvre de ces évènements (gerbes de fleur, denrées, matériel, ...),
- suppléer l'assistance de Madame le Maire en son absence.

***POSTE A POURVOIR IMMEDIATEMENT***

Candidature à adresser (lettre de motivation + CV) avant le 18 avril 2025 à : Monsieur le Président, C'SAM, 5 Avenue Emile Cassez, BP32116, 52904 CHAUMONT Cedex 9 ou par mail à vcaput@agglo-chaumont.fr