Assistant/Assistante de service accueil et évènementiel (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

à partir de 1 462,53 € nets

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Description de l'offre

Nous recherchons notre futur/future assistant/assistante de service accueil et évènementiel !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Gérer la réservation et le planning des salles du Grand Château.
Veiller au respect et à la bonne utilisation des espaces, en s'assurant de leur disponibilité et de leur conformité avant et après chaque utilisation.
Assurer l'ouverture et la fermeture sécurisée du Grand Château et de ses salles.
Suivre l'organisation des événements : coordination avec les organisateurs, transmission des informations nécessaires, création de tickets GLPI, suivi des demandes de devis pour le nettoyage et la sécurité, etc.
Élaborer des devis pour la location des locaux et assurer leur suivi.
Coordonner avec le service logistique pour garantir la mise en place du matériel nécessaire à l'organisation des événements.
Participer aux opérations logistiques du service, en apportant un appui aux équipes et en assistant les personnels sur le terrain.
Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes.
Gérer le suivi administratif des dossiers, relancer les interlocuteurs concernés et s'assurer du respect des délais.
Classer et archiver les documents, en garantissant une organisation efficace.
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, en veillant à sa bonne distribution.

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
Une connaissance du fonctionnement de l'université
Une excellente communication (orale et écrite) et une aisance relationnelle

Vous maîtrisez :
Les techniques d'élaboration de documents
SIFAC, ADE et les outils bureautiques
Techniques d'accueil téléphonique et physique
La rédaction des rapports ou des documents

Vous êtes en capacité :
De travailler en équipe, de faire preuve de réactivité, de rigueur et d'organisation
D'utiliser les logiciels spécifiques à l'activité


Rémunération et avantages sociaux :

Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1 462,53 € nets (avant PAS), selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels