Assistante service Jeunesse et sports (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

selon la grille fonction publique

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Proposer des améliorations pour optimiser les processus
• Recueillir et analyser les besoins client

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  BAC PRO secrétariat / comptabilité

Description de l'offre

Le service EJS gère les affaires scolaires, périscolaires, extra-scolaires (loisirs enfance jeunesse) et sportives. La direction du service s'appuie sur le soutien de deux assistantes, qui assument conjointement le secrétariat et l'accueil du public. Chacune est plus particulièrement positionnée sur un secteur d'intervention, scolaire et périscolaire d'une part, jeunesse et sports d'autre part, tout en étant en capacité d'assurer ponctuellement ou en renfort les missions de l'autre, afin d'assurer la continuité du service public.
L'assistante jeunesse et sports assure l'accueil du public, le secrétariat du service et un soutien à la direction, plus particulièrement orienté sur les affaires relatives à la jeunesse (notamment accueils de loisirs) et aux sports. Elle a notamment en charge la gestion administrative des accueils de loisirs situés à l'Espace Doyen Gosse : relations aux familles, inscriptions, facturation, établissement de tableaux de bord et bilans, établissement des documents requis par les organismes financeurs, etc.
Elle contribue à l'animation périscolaire, en participant à l'encadrement de la pause méridienne.

Missions :
Accueil - secrétariat
- Accueil physique et téléphonique (orientation des visiteurs, standard téléphonique.)
- Gestion du courrier arrivée / départ
- Rédaction et frappe de documents (courriers, convocations et compte-rendu, décisions, etc.)
- Classement et archivage
- Préparation des instances communales (commissions, conseil municipal, comités de pilotage, etc.)
- Suivi heures réalisées par les agents

Gestion administrative des centres de loisirs
- Inscriptions, gestion des dossiers des centres de loisirs sur logiciel Aiga iNoe
- Lien avec la directrice du centre : transmission des informations et documents nécessaires au bon fonctionnement du centre et à la bonne information des familles
- Communication (envoi des programmes, mise à jour espace familles et site Internet, etc.) et information des familles
- Suivi logistique (commande de repas, émission de bons de transport, réservations, etc.)
- Suivi comptable (facturation, relation avec la TP pour le suivi des recouvrements) - Régisseur suppléant de la régie d'avance EJS
- Etablissement des demandes de subventions à la CAF ou autres partenaires ; utilisation des outils « compte partenaire » CAF
- Réalisation des bilans annuels des accueils de loisirs
- Veille concernant la règlementation des centres de loisirs
- Gestion et traitement des aides aux vacances

Suivi administratif des dossiers relatifs au sport
- Suivi administratif de la piscine, en lien avec le responsable de la piscine : commandes, suivi des contrats maîtres-nageurs, conventions associatives, etc.
- Gestion des commandes
- Chèque sport

Animation
- Animation centre de loisirs
- Animation périscolaire : pause méridienne dans les écoles

Prise de poste au 26 mai 2015.