Assistant gestion des contrats d'exploitation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

36H Autre (36H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

selon profil sur 13.5 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Grande capacité d'organisation Exigé
• Qualités relationnelles Exigé
• Qualités rédactionnelles Exigé
• Discrétion et respect de la confidentialité Exigé

Description de l'offre

Au sein de la Direction Technique (SA Mont Blanc) et Patrimoine (Léman Habitat), sous l'autorité directe du gestionnaire des contrats, vous assurez l'assistance administrative dans le cadre du suivi et de la gestion des prestations contractuelles.

Missions principales :
- Assurer le suivi administratif des prestations contractuelles
- Rédaction des avenants et autres documents techniques contractuels
- Organisation, préparation, mise en place des réunions
- Réalisation des rapports et comptes rendus
- Collecte, ordonnancement des documents contractuels à échéances
- En lien avec le gestionnaire contrat, mise en place d'indicateurs, statistiques et tableaux de suivis
- Mise à jour des bases de données
- Suivi et gestion des interventions en parties privatives en lien avec les locataires
- Prise de messages, enregistrement sur les outils société et restitution
- Gestion informatisée de l'ensemble des réclamations orales et écrites
- Mission relationnelle d'accompagnement, médiation, communication
- Traitement administratif des procédures internes
- Edition des bons de commandes, demandes de devis et autres interventions
- Préparation administrative de la facturation fournisseurs
- Suivi des délais de traitement des réclamations et de réalisation des travaux pour la satisfaction des locataires
- Interface avec tous les interlocuteurs (internes/externes) en apportant, selon le degré de difficulté, un premier niveau de réponse
- Collaboration avec les différents prestataires et partenaires (fournisseurs, syndics, services publics)
- Opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, classement et archivage
- Rédaction, édition de courriers dans et hors procédures internes
- Affranchissement, envoi, réception, ventilation et suivi du courrier
- Mise en œuvre, suivi et contrôle de missions particulières déléguées
- Suivi d'actions à mettre en place et alerte sur leur état d'avancement
- Conception, mise en place, diffusion et suivi d'outils et de documents liés à l'activité du service (tableaux de bord, graphiques, rapports, procédures, etc.)
- Être un relais d'information entre les différents interlocuteurs internes et externes, travail en collaboration avec l'ensemble des services
- Développement de la transversalité des échanges, relais des informations, participation aux différents supports de communication internes et externes.
- Veille à la tenue de l'image de marque de l'entreprise

Conditions de travail :
- Horaires de travail de 36h / semaine, réparties sur 4,5 jours (du lundi au vendredi 12h), avec flexibilité en fonction des pics d'activité.
- Participation à des stages de formation professionnelle pour développer vos compétences.
- Organisation de réunions en extérieur pour un cadre de travail plus dynamique.
- Poste situé à Thonon ou Annecy, en fonction de votre lieu de résidence.