Assistant administratif patrimoine (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Annuel de 25000.0 Euros à 28000.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser le traitement des commandes Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  Secrétariat assistanat immobilier

Description de l'offre

Rattaché(e) au Directeur du Patrimoine et Développement, vous assurez le soutien administratif et organisationnel du Directeur du Patrimoine et Développement ainsi que de son Adjoint. Vous jouez un rôle clé dans la gestion et le suivi des activités du service, en garantissant la fluidité des processus et la bonne circulation des informations.

Les principales missions sont les suivantes :
Gestion administrative et organisationnelle :
. Assurer la gestion courante des courriers, e-mails et appels téléphoniques du service,
. Organiser et planifier les réunions (convocations, réservation de salles, rédaction et diffusion des comptes rendus),
. Suivre les échéances et relancer les interlocuteurs pour le respect des délais,
. Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs (rapports, notes internes, présentations),
. Assister dans la mise en place et le suivi des procédures administratives du service.

Gestion des dossiers du service :
. Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers techniques et administratifs liés aux projets (démolition, rénovation, développement, etc.),
. Classer et archiver les documents selon les procédures en vigueur,
. Participer à l'élaboration des reporting et tableaux de bord nécessaires au suivi des activités,
. Assurer la collecte et la consolidation des données pour les indicateurs de performance (KPI).

Support à la gestion des contrats et fournisseurs :
. Participation à la préparation et suivi des appels d'offres, des marchés,
. Assister le service dans la gestion et le suivi des contrats de prestataires,
. Assurer la transmission des documents et informations entre les différents partenaires et prestataires,
. Vérifier et suivre les factures, commandes et paiements en lien avec les services concernés.

Support aux projets patrimoniaux :
. Participer au suivi des opérations immobilières en assistant les équipes dans la gestion documentaire et administrative,
. Préparer les dossiers pour les comités de pilotage et instances de décision,
. Mettre à jour les bases de données et outils de suivi des projets.

Veille et conformité :
. Assurer un suivi des évolutions réglementaires en matière de gestion du patrimoine immobilier,
. Veiller à la mise en conformité documentaire et administrative des dossiers du service.


Formation et expérience :
. Formation Bac+2 en assistanat administratif, gestion ou équivalent.
. Expérience de 3 à 4 ans minimum dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur du logement social ou de l'immobilier.
. Bonne connaissance du secteur du logement social serait un plus.

Compétences techniques et qualités requises
Savoir-faire :
. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
. Compétences en rédaction et mise en forme de documents professionnels.
. Bonne gestion du temps et des priorités.
. Connaissance des procédures administratives et comptables de base.
. Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur.

Savoir-être :
. Sens de l'organisation et autonomie.
. Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
. Esprit d'équipe et aisance relationnelle.
. Réactivité et capacité d'adaptation.

Poste à pourvoir sur le secteur de Blois.

Horaires :
7h45/jour du mardi au vendredi et 4h le samedi matin.

Nos avantages
Semaine organisée sur 4 jours ½ avec RTT certains samedis, prime de 13e mois, prime d'ancienneté, prime d'intéressement, prime vacances, retraite supplémentaire, CSE...