Assistant-e administratif-ve - Plateforme Service Civique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 7 Mois

Durée de travail

temps partiel - 24H Travail en journée (temps partiel - 24H Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Selon la convention collective

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Participation à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes au sein de la plateforme Service Civique de la MLJ3M.

Lieu : 35 rue de la Haye - Espace Gisèle Halimi - 34080 MONTPELLIER

Activités :
- Saisir les offres de mission Service Civique sur le site de l'Agence du Service Civique, assurer le suivi des candidatures et la clôture des offres
- Préparer les conventions et contrats de Service Civique (recueil des pièces administratives)
- Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
- Constituer et administrer une base de données et des tableaux de bord (suivi des contrats services civiques, suivi des indemnités aux services civique pour la MLJ3M et des structures tierces, organisation et suivi des formations des services civiques.)
- Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
- Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.)
- Mettre à jour les documents supports de la plateforme Service Civique (livret tutorat, livret des jeunes.)
- Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
- Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
- Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
- Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)
- Assurer un accueil téléphonique et prendre des messages.

Savoir Faire :
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Techniques d'accueil et de gestion de public
- Très bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
- Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
- Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.)
- Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

Savoir-Être :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir gérer les priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Bonne élocution et aisance dans l'expression orale
- Sens de l'analyse / esprit de synthèse
- Sens du contact
- Qualités relationnelles
- Capacité d'écoute, discrétion
- Capacité à gérer des situations complexes
- Capacité d'autonomie et d'initiative

Pré-requis :
Maîtrise des logiciels bureautiques, particulièrement Excel
Connaissance du Service Civique

Formation souhaitée :
Niveau Bac+2 dans le domaine administratif ou +

Date limite de candidature : 28 mars 2025