TAF 2025 Assistant gestionnaire offre de soins (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

1 An(s) - administratif et ou assistanat

Salaire

selon le profil du candidat

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Utiliser les outils numériques
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Connaissances de l’offre de soins hospitalières
• Connaissance de l’environnement administratif ARS
• Connaissances du Projet Régional de Santé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé
  secrétariat assistanat projet

Description de l'offre

Employeur présent les mercredi 26 mars et jeudi 27 mars au salon TAF Montpellier secteur SERVICES AUX ENTREPRISES : conseil /administration.

Missions de secrétariat de l'UOS :
- Gestion de l'agenda du responsable d'unité / responsable adjoint : planification des rendez-vous en interne et en externe, gérer les conflits d'agenda, programmer les points réguliers avec les membres de l'équipe, prévoir les modalités pratiques d'organisation des réunions..etc
- Organisation et préparation de réunions : programmation de réunions, prise de rendez-vous, réservation de salles et fournitures informatiques, élaboration de listes d'émargement, réponses téléphoniques, impression éventuelle des documents de présentation, élaboration de dossiers préparatoires..
- Gestion du courrier entrant et sortant dans l'outil ELISE : distribution au sein de l'unité et mise en signature des courriers sortants, suivi de la réponse aux courriers..etc
- Traitement administratif de courriers ou conventions qui reviennent signés : numérotation, date, copie, scan, mise en signature dans le logiciel de gestion courriers entrants et sortants, mise sous pli, archivage informatique et papier, mise au chrono, envoi courriers des deux services, mise à jour des documents sur le serveur
- Gestion de la BAL UOS : consulter la messagerie et transférer les messages en interne selon la thématique concernée, s'assurer de la réponse aux sollicitations des établissements.
- Mise à jour de la liste et des coordonnées des établissements de santé de la région
- Envoi de mails et courriers afférents aux différentes thématiques : réponses ponctuelles aux demandes des établissements
- Elaboration et diffusion du compte-rendu de la réunion hebdomadaire de l'unité
- Aide aux publipostages relatifs aux appels à projets ou appels à candidatures, aux campagnes menées par l'unité
- Assistance de l'équipe pour la prise en main des nouveaux outils dématérialisés
- Création d'une banque de notes thématiques

Missions de gestion administrative :
- Appui administratif au service autorisations : saisie des décisions d'autorisation et documents divers dans le SI Autorisations,
- Appui administratif au service contractualisation
- Appui administratif transversal : publication des actes administratifs au Recueil des Actes Administratifs (RAA), rédaction de procédures pour l'unité offre de soins (gestion des courriers dans Elise..etc).
- Coordination de la réponse aux enquêtes (DGOS, IGAS, CDC) : compilation et mise en forme des contributions, envoi des réponses..
- Mise en place d'un tableau de bord recensant les sollicitations faites à l'UOS (notamment du DG /DOSA) : demandes de notes, EDL, avis techniques.
- Amélioration de l'arborescence du réseau UOS

Savoir-Faire :
- Gestion d'agendas
- Organisation de réunions
- Rédaction de comptes rendus et courriers
- Classement et archivage
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook (Power Point éventuellement)
- Communication orale et écrite
Savoir-être :
- Confidentialité
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité
- Sens du service public
- Sens des relations humaines