Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

5 An(s) - à 10 ans au poste

Salaire

selon profil + bonus sur objectif

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Utiliser les outils numériques
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat

Description de l'offre

La Réunion Internationale des Laboratoires et Experts des Matériaux (RILEM) recherche un/e Assistant/e administratif/ve.
Anglais natif ou niveau professionnel. Bon niveau de français.
Ce poste est à pourvoir rapidement.

Au sein d'une équipe de 3/4 personnes et sous l'autorité de la Secrétaire Générale, l'assistant(e) est notamment chargé(e) des missions suivantes :

- Assurer des tâches courantes de secrétariat : courrier, standard, commande de fournitures.
- Assurer le traitement et la gestion des demandes de membres et l'interface avec les différents interlocuteurs de l'association.
- Assurer la préparation et le suivi de la facturation.
- Assurer le suivi des envois de mails selon le calendrier.
- Assister l'organisation logistique des réunions, la préparation des ordres du jour, la rédaction et mise en forme les comptes rendus.
- Assurer le suivi administratif des partenariats.
- Assurer le suivi des présentations de la RILEM lors des évènements co-sponsorisés.
- Actualiser les documents administratifs.
- Classer et trier des fichiers sur le serveur.
- Mise à jour et analyse de la base de données, corrections des erreurs et signalement des bugs.
- Actualiser les supports de communication (site web, présentation PowerPoint, chaîne YouTube et réseaux sociaux).
- Participation à la vie de l'association. Possibilité de prendre des initiatives et de faire des propositions d'amélioration.
- Si nécessaire, deux déplacements par an d'une durée de 5 jours environ dans un des pays membres pour participer à l'annual week et au spring meeting.


Vous avez envie d'intégrer une association internationale dynamique et conviviale présente dans 90 pays du monde, à la pointe de la recherche dans les matériaux, la construction, le développement durable. Vous êtes avant tout dynamique, enthousiaste et autonome.

- Vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et force de proposition. Vous êtes rigoureux(se) et fiable dans la saisie des données.
- Vous faites preuve de discrétion et d'un bon relationnel dans un cadre international.
- Vous avez un niveau d'anglais bilingue - oral et écrit.
- Vous maîtrisez les fonctionnalités des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
- Vous avez des capacités rédactionnelles solides et vous maîtrisez les techniques de prise de notes et rédaction de compte-rendu.
- Vous maîtrisez les fonctionnalités des outils de vidéoconférence (Zoom, Teams, Google Meet)
- Vous avez une formation type BTS - Assistant(e)

35h - vendredi après-midi libre
Tickets restaurant.

Possibilité de trois jours de télétravail / semaine, après période d'essai.
Rémunération selon profil et expérience + bonus sur objectif.