Assistant de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

Annuel de 26772.0 Euros à 43380.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

Le secrétariat du directeur général de la Bibliothèque nationale de France est effectué par un assistant ou une assistante qui assure l'ensemble des missions attendues auprès d'un dirigeant d'établissement public ou d'administration.

Il s'agit notamment de :
- la gestion de l'agenda du directeur général, incluant notamment l'organisation de réunions internes ou externes, la constitution de dossier ou la sollicitation des services de la BnF pour la constitution des dossiers. Un dossier « journalier » est constitué pour chaque jour de la semaine avec les éléments utiles au directeurs général transmis par les services ou directions ;
- l'accueil téléphonique (orientation des appels, prise de messages et transmission) et physique (accueil des visiteurs de la direction générale qui arrivent à l'entrée publique de la BnF) ;
- la formalisation de notes ou courriers dans l'outil de gestion documentaire LotusNotes utilisé par l'établissement ;
- le traitement du courrier : enregistrement et suivi du courrier départ/arrivée, création de dossiers sous LotusNotes ; enregistrement des parapheurs ; classement et archivage ; gestion des réponses;
- la gestion de la boîte mail fonctionnelle « direction générale », étant entendu que le directeur général gère lui-même sa messagerie professionnelle nominative ;
- la gestion des déplacements éventuels du directeur général ;
- les relations avec les différentes directions de l'établissement.

Le secrétariat de la direction générale s'organisera de manière coordonnée avec celui de la présidence, qui compte une assistante à temps plein, afin de permettre une présence continue. Les périodes de congés n'auront donc pas à être identiques à celles du directeur général.