Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

Mensuel de 2300.0 Euros à 2600.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Réaliser la gestion administrative des contrats

Description de l'offre

Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. Vous serez au cœur de l'organisation, en soutenant la direction des services généraux. Ce poste est idéal pour une personne ayant une expérience administrative solide et un sens aigu de l'organisation.

Vos missions :
- Élaborer des tableaux de bord concernant l'activité de l'entreprise (suivi budgétaire et financier) pour les TRAVAUX uniquement.
- Développement de partenariat Hôtel, restaurant : Négociation des tarifs pour des évènements internes
- Suivi du dossier assurance locaux/déclaration de sinistres
- Gestion bureau
- Suivi des devis travaux : action dans la phase de validation, envoi au prestataire et enregistrement interne
- Suivi des factures travaux : action dans la phase de rapprochement du devis, approbation de la validation pour mise en paiement, mise en comptabilité et enregistrement interne
- Mise en paiement des quittances de loyers des locaux des campus
- Mise en paiement de toutes les factures prestataires des services généraux : maintenance, ménage, copieurs, travaux, .
- Suivi et réception des contrats
- Tenue des échéances des contrats
- Mise en gestion comptable des diverses factures de maintenance : entretien, réparations, contrats annuels + validation et approbation des devis/contrats
- Demande d'interventions des prestataires pour problèmes techniques ou assistance aux vérifications du bureau de contrôle
- Assurance : Déclaration dégât/vol, Envoi d'attestation RC aux différents campus à la demande, Suivi des sinistres jusqu'au remboursement de l'assurance
- Logistique du bureau : attribution des Badges arrivées/départs, attribution des casiers arrivées/départs, relation avec le gestionnaire, suivi des besoins logistiques, suivi des interventions techniques sur le plateau
- Bonne tenue du bureau
- Préparation des dossiers pour les différents Audits Qualiopi
- Mises à jour quotidiennes des dossiers

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 300,00€ à 2 600,00€ par mois

Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG)
Expérience:
- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Requis)
- Un plus si vous avez déjà travaillé dans le secteur du BTP
Langue:
- Anglais (Requis)
Lieu du poste : En présentiel