ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Mensuel de 2584.47 Euros sur 13.4 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Organiser des déplacements professionnels
• Etre calme et diplomate
• Savoir utiliser les logiciels de bureautique
• Savoir constituer un répertoire
• Capacité à travailler en équipe et en partenariat
• Avoir un très bon niveau d’orthographe
• Etre méthodique et organisé
• Savoir rédiger, dans un formalisme imposé
• Savoir organiser la logistique d’une réunion
• Etre discret et assurer la confidentialité
• Savoir créer et suivre une procédure de gestion

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Assistanat / Secrétariat

Description de l'offre

TACHES PRINCIPALES DE LA FICHE DE POSTE

Assurer le secrétariat administratif d'un Secrétaire National :
o Gérer l'agenda des Secrétaires Nationaux et prévoir les réservations (transport et hébergement) lors de leurs déplacements
o Assurer le traitement et le suivi de la correspondance institutionnelle des Secrétaires Nationaux (désignations, mandatement.)
o Relire et mettre en page des documents institutionnels divers
o Rédiger et mettre en forme, sur la base des notes écrites ou de consignes, des courriers, des mails, des articles de Vie Fédérale et le cas échéant comptes rendus

Assurer la préparation et la gestion administrative et logistique des dossiers sous la responsabilité du Secrétaire National :
o Établir le rétroplanning des réunions
o Réserver les salles en interne ou en résidentiel et le matériel nécessaire au bon déroulement des réunions
o Rédiger et envoyer les convocations aux participants,
o Préparer et transmettre aux participants les documents nécessaires à la préparation des réunions
o S'assurer de la présence ou non des participants par relance par e-mail
o Réserver des titres de transport (avion uniquement) et l'hébergement pour les participants et les intervenants en faisant établir des devis, en les analysant et en réalisant des comparatifs
o Gérer les frais des participants sur la plateforme N2F
o Rédiger et envoyer les attestations de présence
o Synthétiser, contrôler et affecter les frais déclarés par les participants (transport, restauration, hébergement)
o Classer et archiver l'ensemble des éléments dans un dossier et dans l'archivage du serveur en veillant à respecter l'arborescence définie

Assurer la constitution et l'envoi de dossiers justificatifs des financements extérieurs
o Assembler les pièces justificatives en veillant à la disponibilité de l'ensemble des éléments
o Sur la base des procédures définies, procéder à l'affectation des dépenses
o Transmettre les dossiers complets aux organismes concernés ou aux salariés de la FNCB concernés en interne

Assurer l'accueil physique et le standard de la FNCB (1 jour par semaine)
o Assurer le standard, recevoir, filtrer et identifier les communications téléphoniques et les visiteurs
o Assurer une mission de première information des correspondants ou les orienter vers l'interlocuteur correspondant à leur besoin, le cas échéant, retranscrire les messages et les transmettre
o Trier le courrier, procéder à son enregistrement et à sa répartition au sein des services et gérer le départ du courrier de la Fédération en transmettant quotidiennement l'ensemble des plis au service dédié
o Gérer l'envoi de la feuille Eurest (les vendredis)

CONDITIONS D'ACCÈS
Formation exigée : BAC+2 Secrétariat - Assistanat
Expérience en entreprise : + 3 ans

CONDITIONS D'EMBAUCHE

Nature du contrat : CDI à temps plein
Salaire mensuel : 2 584.47€ brut X 13.4 mois (dont 13ème mois et Prime de vacances 40%)
Durée du travail : 34 heures en moyenne par semaine avec 16 jours RTT posés librement
Organisation de travail : Horaire journalier théorique de 7h30. Pointeuse avec compteur crédit/débit. Gestion libre du salarié ce qui lui offre une souplesse horaire dans son organisation de travail.
Congés payés : 30 jours ouvrés
Déjeuner : restaurant d'entreprise ou chèques déjeuner (12,10 € : Charge employeur 70%)
Transports : prise en charge du Pass Navigo à 100 %
Mutuelle- frais de santé : prise en charge par l'employeur à 70 %
Prévoyance gros risque Pro BTP : prise en charge par l'employeur à 100 %
Possibilité une journée de télétravail par semaine