Assistant de direction et de gestion administrative H/F (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H Autre (37H Autre)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Selon profil et expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

Lieu de travail : Paris (75020) - Station de métro : Porte des Lilas (Ligne 11, Gare de bus - moins de 150m)

Bérim, Société d'ingénierie de la construction & du génie urbain, assure un rôle de maître d'œuvre de la construction, avec des missions de conception et de réalisation (330 salariés).

Recherche 1 Assistant de direction et de gestion administrative (H/F)
Personne pivot de cette Direction d'Affaires composée de directeurs de projet, chefs de projet, conducteurs de travaux, techniciens-projeteurs et une équipe de secrétaires.

Les missions :

Assurer l'assistanat classique :
- Assistanat de direction comprenant la gestion de l'agenda du Directeur(trice) et son Adjoint(e), l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions, le traitement du courrier entrant, la diffusion et l'enregistrement, la gestion de la messagerie électronique avec pour objectifs : recherches d'information et assurer un relais interne.
- Assure le suivi administratif du personnel du Service (30 personnes)
- Anime le secrétariat du service, visualise la charge, est amenée à arbitrer, peut faire appel à du soutien interne.
- Garante des procédures internes liées à la traçabilité de notre production (enregistrement des courriers, classement, archivage).

Assurer la gestion financière :
Rôle clé dans la gestion quotidienne de la facturation, vous serez garant(e) du suivi de la facturation du service. Ce poste exige une grande attention aux détails, un forte capacité d'analyse et d'excellentes compétences organisationnelles :
Participe à la préparation de la facturation de nos missions (usage d'un progiciel interne), l'effectivité de notre production, les conditions de facturation, participe à la préparation au budget d'affaires du service.
Participe à la gestion administrative et financière du centre, ainsi que de la sous-traitance, de l'intérim et relais auprès des services généraux.
Superviser le secrétariat commercial
La qualité du montage des dossiers de candidatures et offres dématérialisées, en position de mandataire et ou de co traitant.
Les réunions commerciales de la direction et la veille commerciale ;
- Le suivi des documents commerciaux de la direction (CV, références.)

Ce poste nécessite obligatoirement une expérience professionnelle avérée dans notre environnement professionnel (Bureaux d'études, Entreprises, Cabinets d'Architecte.). Connaissance des différentes phases d'études en maitrise d'œuvre et de leur contenu, connaissances des éléments contractuels qui en découlent.

Qualités humaines attendues : dynamique, sens de l'anticipation, faculté à gérer les relations humaines et le stress. Organisé(e) et méthodique, sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Doit avoir le goût des chiffres.

Compétences métier :
- Maîtrise le PACK OFFICE, OUTLOOK, TEAMS, EXCEL, WORD
- Communication orale et écrite fluide, orthographe maitrisée
- Notion des grands principes de la commande publique, de la réglementation des marchés publics, les CCAG...

Idéalement 5 à 10 ans d'expérience professionnelle dans notre environnement professionnel - Fourchette de salaire : à convenir + Prime de Fin d'Année équivalent un mois de salaire au prorata temporis. Tickets restaurant 60% participation employeur - Mutuelle Santé - Statut employé (ETAM)
Accompagnement assuré