Assistant(e) de Direction Administrative et Financière (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

5 An(s) - gestion administrative et financière

Salaire

Mensuel de 2500.00 Euros sur 12 mois

+ avantages sociaux

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Logiciels comptables
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Codifier une facture
• Codifier un titre
• Codifier un mandat

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  gestion financière comptabilité
  gestion/compta/admin

Description de l'offre

Le poste
CDI à temps complet annualisé à pourvoir courant avril 2025, dans le cadre d'un départ en retraite
Rattaché(e) à la Directrice Administrative et Financière (DAF), vous assurerez les missions suivantes :

Secrétariat de Direction
- Assurer le traitement du courrier entrant et sortant
- Préparer les dossiers de subvention (département, région, Erasmus) en lien avec la DAF
- Élaborer les dossiers pour les conseils d'administration et l'assemblée générale (préparation des documents, mise en page, envoi des convocations.)
- Mettre à jour et suivre différents tableaux de bord liés au contrôle de gestion (contrats.)
- Assurer le suivi et l'archivage des documents administratifs et comptables
- Gérer les contrats de parking des usagers et en suivre le paiement, gérer les clés et cartes d'abonnement remis aux personnels
- Saisir les déclarations de sinistres pour l'assurance
- Assister la DAF et les personnels qui lui sont rattachés en fonction des besoins
- Gérer les appels du standard en l'absence de la personne chargée de l'accueil
- Répondre à toute autre demande ou autre mission confiée par la DAF

Assistance au service comptable et moyens généraux
- Assurer le suivi des validations des factures d'achat, en lien avec les services concernés.
- Participer à la mise en place des projets du service administratif et financier (dématérialisation du circuit des factures...)
- Refacturer diverses prestations et suivre leur recouvrement
- Gérer des commandes des moyens généraux et rapprocher les bons de commande, de livraison et factures
- Vérifier la conformité des documents comptables et assurer leur transmission pour paiement.
- Etablir des règlements par chèque le cas échéant

Gestion des dossiers de bourse des élèves
- Gérer l'ensemble du processus de demande de bourse : collecte des dossiers, vérification des pièces justificatives, envoi et suivi des décisions d'attribution
- Assurer la communication avec les familles et les organismes financeurs
- Mettre à jour les bases de données et assurer le reporting des aides attribuées

Support à la gestion du service de restauration scolaire
- Centraliser les commandes des cycles, les transmettre au prestataire et en assurer le suivi
- Assister aux réunions hebdomadaires avec la DAF et le prestataire de restauration
- Vérifier les factures mensuelles du prestataire
- Suivre les soldes débiteurs des élèves et gérer les relances
- Assister aux commissions de restauration, rédiger les comptes rendus et les transmettre aux parties prenantes

Profil
- Formation : Bac+2 minimum en gestion, comptabilité ou administration des entreprises.
- Expérience : 2 à 5 ans d'expérience en gestion administrative et financière, idéalement dans le secteur scolaire
- Des notions en droit des associations seraient un plus notamment sur les obligations légales liées au conseil d'administration et aux assemblées générales

Compétences
- Qualités rédactionnelles et à l'oral en français
- Maîtrise des outils de bureautique (word, excel)
- Bonne connaissance des logiciels comptables, ainsi que des processus comptables et administratifs
- Capacité à travailler en autonomie

Conditions
- CDI à temps complet annualisé (1565h par année scolaire)
- Statut Agent de Maîtrise
- Rémunération mensuelle brute : 2500 €
- Avantages CSE, mutuelle. Restauration sur place et parking à tarif avantageux.

Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) exclusivement par mail