Secrétaire Polyvalent(e) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Annuel de 24000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Description de l'offre

Qui sommes-nous ?

EXTENCIA est un cabinet d'expertise comptable spécialisé en comptabilité, audit, juridique et ressources humaines/social. Présent dans toute la France, il dispose de 13 implantations.

Ce poste est basé à Paris 9e, au cœur d'un quartier dynamique, proche des transports, commerces et restaurants. Notre culture d'entraide et de convivialité facilite l'intégration et offre de belles perspectives d'évolution. Pour renforcer la cohésion, nous organisons des déjeuners à l'extérieur du cabinet, des séminaires et des afterworks conviviaux.

Dans un environnement à taille humaine, vous bénéficierez d'un bon équilibre vie pro/perso grâce à notre politique de flexibilité. Un parcours d'intégration et des formations régulières vous aideront à développer vos compétences.

Les missions :

Tâches administratives

- Affranchissement et distribution des courriers postaux, relève boîte aux lettres
- Gestion des mails entrants et renvoi aux collaborateurs au besoin
- Gestion du standard téléphonique
- Gestion des fournitures (commande, suivi des stocks)
- Accueil des clients, installation et distribution du café
- Ouverture des portes pour fournisseurs, clients et livraisons
- Rédaction de courriers divers (résiliation de contrats, documents déontologiques, etc.)
- Prise de rendez-vous et planification de visioconférences

Tâches effectuées pour les clients

- Remise des archives
- Récupération des pièces comptables et distribution aux collaborateurs
- Envoi des plaquettes de bilans annuels par courrier et mail principalement
- Aide au remplissage de documents, renvoi de pièces, etc., en période d'IRPP, par exemple

Au cabinet

- Réalisation des PV d'AGOA avec la juriste
- Organisation du séminaire annuel + événements d'entreprise (repas de fin d'année, soirée de fin de PF, Halloween, etc.)
- Aide aux associés/collaborateurs en cas de déplacements (réservations de train, hôtel, voiture)
- Gestion des prospects, établissement des propales et LDM et suivi via SALESFORCE
- Maintenance du cabinet : aide en cas de problème de fuites d'eau, panne d'électricité, panne d'internet, etc.
- Aide aux collaborateurs en cas de problèmes informatiques simples (installation des postes, problèmes d'adresses mail, imprimantes, connexion, etc.)
- Préparation et installation des postes des nouveaux arrivants
- Échange mensuel avec le marketing sur les entrées/sorties clients + newsletter
- Saisie des temps du pôle social
- Compte-rendu de la réunion mensuelle
- Transmission d'informations diverses aux collaborateurs
- Suivi du plan de formation et organisation des formations
- Dépôt et suivi des dossiers OPCO des apprentis + des dossiers OPCO pour les stagiaires DEC

Le profil :

Vous avez un niveau Bac ou BTS et maîtrisez les tâches administratives, l'accueil et les outils bureautiques. Organisé(e) et polyvalent(e), vous savez gérer plusieurs missions à la fois.

Les avantages :

- Welcome Bonus (Prime de cooptation)
- Prime d'apport d'affaire
- Prime Commerciale
- Flexibilité des horaires de travail et télétravail possible
- Parcours de formation
- Management de proximité
- Tickets restaurants

Etes-vous prêt(e) à rejoindre le cabinet fait pour vous ?