Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 2500.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé

Description de l'offre

MISSION : Rattaché(e) à la Direction de la société, vous assistez vos responsables hiérarchiques dans la gestion administrative quotidienne des ventes et des achats, la gestion comptable et financière, ainsi que celle des ressources humaines. Vous êtes chargé(e) d'apporter votre soutien en matière de gestion, de communication interne et externe, d'information et de suivi de dossiers qui vous sont confiés, et vous êtes en contact régulier avec les fournisseurs, les clients, les comptables, ainsi que les services publics.

COMPETENCES REQUISES :

- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, gestion base de données

- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction

- Connaissances en comptabilité

- Connaissances en ressources humaines

- Bonne maîtrise de la communication écrite et de l'expression de la langue française

- Maîtrise de la communication en anglais obligatoire

- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande

- Gestion des situations délicates

- Analyse et gestion des demandes d'information.

- Rigueur, autonomie

- Sens de l'organisation

- Discrétion

- Diplomatie

- Sens du relationnel et du travail en équipe

- Force de proposition

- Disponibilité, réactivité

ACTIVITE DU POSTE :

- Assurer la fonction d'interface des directeurs avec pour principales missions :

- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre

- Organiser le traitement et la diffusion des informations

- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage

- Suivi des dossiers du bureau

- Organisation du bureau et maintien de l'outil de travail

- Gestion de l'agenda et des priorités

- Gestion des flux de documents entrant et sortant

- Organisation et préparation des déplacements, des réunions et des rendez-vous

- Assistance dans l'administration des ventes : commandes fournisseurs, négociation des tarifs remisés, mise à jour constante des tarifs fournisseurs, édition de devis, édition des factures

- Recherche de nouveaux clients dans la base de données Double Trade, sur Internet et transmission à la Responsable de Projets

- Suivi comptable : transmission des factures fournisseurs et de ventes, des relevés bancaires et toutes informations utiles dans la base de données et dans le logiciel comptable, récupération des factures mensuelles, rapprochement bancaire

- Echanges quotidiens avec le cabinet comptable au niveau de la remonté des informations en accord avec la direction, sur le plan comptable et social

- Suivi des ressources humaines : édition des contrats dans le respect de la Convention Collective et du droit du travail et en accord avec la direction, édition de candidatures sur moteurs de recherche d'emplois

- Suivi des dossiers litiges en cours, relance paiement des factures clients

- Gestion du site internet en place, mise à jour des photos et des nouveaux projets

CONTRAT CDI - 35H - planning hebdomadaire de 9 à 12h et de 14 à 18h

Si vous êtes motivé(e) par un environnement de travail stimulant et que vous souhaitez contribuer activement à notre succès, nous serions ravis de recevoir votre candidature.