Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

1 An(s) - exp. significative fonction publique

Salaire

grille fonction pub territoriale

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Méthode de classement et d'archivage Exigé
• Normes rédactionnelles Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Gestion administrative Exigé
• Modalités d'accueil Exigé
• Techniques de numérisation Exigé
• Techniques de prise de notes Exigé
• Relayer de l'information Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Définir une stratégie de communication Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Structurer, synthétiser des informations Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire Exigé
• Classer des documents Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

Rattaché(e) à la Direction Générale de la Communauté de Communes, vous serez en charge des activités suivantes :

Gestion et coordination administrative :
- Assurer le secrétariat de la Direction Générale (gestion des agendas, organisation des réunions, accueil des interlocuteurs, suivi des échéances).
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs (courriers, rapports, notes, comptes rendus).
- Assurer le suivi des parapheurs et la circulation des conventions.
- Anticiper les besoins de la direction et assurer un rôle de facilitateur entre les services.
- Organiser des déplacements, participer à l'organisation d'événements (ponctuel).

Suivi des instances et gestion des dossiers stratégiques :
- Organiser et suivre les dossiers présentés aux instances délibérantes (convocations, constitution des rapports et dossiers, transmission des décisions).
- Vérifier les émargements et assurer la rédaction des procès-verbaux.
- Suivre l'application des décisions prises et en assurer la diffusion auprès des services concernés.

Communication et relations institutionnelles :
- Filtrer et transmettre les appels et courriers électroniques en hiérarchisant les priorités.
- Assurer la liaison entre les différents services et partenaires.
- Veiller à la mise à jour et à la diffusion des plannings et agendas des élus et de la direction.
- Participer au réseau des « assistantes de direction/ gestionnaires des assemblées» dans un objectif d'amélioration continue.

Suivi du courrier et gestion documentaire :
- Réceptionner, trier et diffuser le courrier interne et externe.
- Assurer la transmission des actes administratifs, leur publication et la gestion des registres obligatoires.
- Aide à l'archivage (papier et numérique).

PROFIL
- Expérience significative dans la gestion administrative, l'assistance d'encadrants supérieurs, dans le secteur public.
- Connaissances du fonctionnement des collectivités et de la réglementation des instances (un plus).
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité, avec l'ensemble des services.
- Diplomatie et aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés.
- Contribuer activement à l'amélioration des processus administratifs.
- Capacité à gérer les urgences et hiérarchiser les priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft 365) et collaboratifs.
- Connaissance du bouquet de services Mégalis : parapheur électronique, tiers de télétransmission, etc. (un plus).
- Solides compétences rédactionnelles et relationnelles.
- Capacité d'adaptation, de réactivité et d'anticipation.
- Être autonome, organisé, rigoureux et à l'écoute.
- Discrétion professionnelle et confidentialité.