Secrétaire pédagogique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 2150.27 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective
• Expliquer et faire respecter les règles et procédures
• Repérer des dégradations ou incidents
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs
• pack office Exigé
• ERP GALIA et Parcoursup

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Créée en 1911, l'Ecole Normale Sociale est une association spécialisée dans la formation initiale et continue dans le champ du social et l'animation socioculturelle. Elle est à la fois un centre de formation/pôle sociolinguistique, un centre social située dans le 18ème arrondissement de Paris.
Pour compléter l'équipe administrative, notre centre de formation recherche un(e) Secrétaire pédagogique (H/F) pour un CDI à temps plein.
Sous la direction de la Responsable Administrative du Centre de formation la-le secrétaire pédagogique participe à l'ensemble de l'activité de formation. Assure le secrétariat administratif et pédagogique lié à la gestion des parcours de formation et au suivi pédagogique de personnes bénéficiant d'une action de formation. A ce jour, les principales missions sur ce poste, qui s'ajustent en fonction des besoins de l'activité du service, sont les suivantes :
- Gestion administrative :
o Traitement et exploitation des demandes de formations (candidatures, demande de devis, etc.)
o Suivi administratif des formations : traitement des inscriptions, mise à jour des bases de données, suivi de l'assiduité, gestion relative à la facturation pédagogique ;
o Etablissement des plannings de formation ;
o Gestion des épreuves de certifications dans le respect du protocole de certification en vigueur (planification des épreuves, convocations candidats et jurys de certification, recueil des écrits etc..)
o Production et transmission des documents relatifs au déploiement des formations : devis, programme, conventions de formation, contrats d'apprentissage et de professionnalisation, attestations de présence, certificats de réalisation, factures financeurs (employeurs, OPCO, Caisse des dépôts) et individuels
o Gestion et suivi des formations pratiques (stages)
Participation aux évènements et activités institutionnels (réunions d'équipe et du personnel, portes-ouvertes)
o Contribution à l'optimisation des opérations de gestion administrative sur le système d'information ERP GALIA

- Accueil et Communication :
o Accueil physique et téléphonique, orientation des demandes spécifiques aux secteurs concernés (internes et externes)
o Suivi des relations avec les tutelles et partenaires (DRJSCS, Employeurs, Pôle Emploi, OPCO, sites qualifiants.) ; Suivi des réunions institutionnelles.
o Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et de la messagerie électronique

- Classement et archivage dans le respect de la règlementation en vigueur
Profil recherché :
- Aisance relationnelle avec différents publics (stagiaires, apprentis, intervenants, collègues et partenaires) ;
- Maîtrise des processus de gestion administrative
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion complexe ;
- Rigueur et fiabilité dans l'exécution des tâches ;
- Autonomie d'organisation (gestion des priorités et des urgences)
- Maîtriser la sécurisation des informations et des données dans le respect de la confidentialité et du traitement des données personnelles (RGPD)

- Administrer les formations dans le respect des procédures internes
- Aptitude à collaborer en équipe et d'être force de proposition
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack office) ; logiciel ERP GALIA, Parcoursup,
Formation / Expérience : Bac +2 (BTS, DUT ou DEUG) / 2 ans, de préférence dans un organisme de formation/CFA - démarche Qualiopi
Salaire/avantages : Rémunération : coefficient grille CCN 66 sur la base de 39h/semaine - Tickets restaurant - Transport - Mutuelle
Procédure : Lettre de motivation et Curriculum Vitae à adresser à la Responsable administrative du Centre de Formation : contact@ensparis.fr