Assistante de Direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

37H Autre (37H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Statutaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

Le CHVM recrute un(e) Assistant(e) de Direction pour un remplacement de congé maternité.

L'établissement public de santé de la vallée de la Maurienne est implanté au cœur des montagnes de Savoie.

Ses deux sites de Saint-Jean-de-Maurienne et de Modane proposent en proximité une offre de soins complète pour tous les âges de la vie.
L'égalité d'accès aux soins et de prise en charge, la neutralité, la continuité et la permanence des soins, ainsi que leur qualité et leur sécurité, sont les valeurs du service public hospitalier qui guident au quotidien l'engagement de près de 650 professionnels dédiés à la santé des 42 000 habitants de la vallée (jusqu'à 200 000 personnes en période de pic touristique).

L'Assistant(e) de Direction travaille auprès de la Directrice générale, du Secrétaire général, et des Directeurs adjoints.
L'exercice du poste s'effectue principalement dans le bâtiment de la Direction du CHVM sur le site de Saint-Jean-de Maurienne et secondairement sur le site de Modane selon les besoins.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec la seconde Assistante de Direction, et elles se suppléent mutuellement afin d'assurer la continuité du fonctionnement du Secrétariat général et de direction.

Une polyvalence est demandée afin de répondre aux besoins évolutifs du poste et des diverses sollicitations.

Mission assistanat :
- Organiser l'agenda et le planning de la Directrice générale, du Secrétaire général, et des Directeurs adjoints : gérer l'emploi du temps, filtrer les demandes de prise de rendez-vous et faire un point régulier avant d'octroyer les rendez-vous ;
- Organiser les réunions de la Directrice générale, du Secrétaire général, et des Directeurs adjoints : réservations de salles, dossiers de la séance, compte rendu/courriers, suivi des décisions ;
- Organisation calendaire des instances ;
- Organiser le planning annuel des gardes de direction, les modifications et la diffusion. Mettre à jour les documents de la mallette de garde ;
- Assurer la préparation des réunions de la Directrice générale, du Secrétaire général, et des Directeurs adjoints : réunions internes (dont CODIR) et externes ;
- Recevoir, filtrer et orienter les messages électroniques de l'adresse de la Direction., filtrer les messages, répondre aux sollicitations directement si cela est possible ; à défaut, renvoyer vers le service concerné ;
- Recevoir et trier les courriers arrivés à la Direction générale ;
- Veiller aux réponses aux enquêtes diverses en lien avec les services concernés ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction générale ;
- Gérer l'approvisionnement en fournitures de bureau pour la Direction générale.

Mission spécialisée Mécénat (Fond'Hôp CHVM) :
- Assurer le suivi relationnel avec les donateurs (enregistrement des dons, mise à jour du tableau de suivi des dons en lien avec la plateforme de dons en ligne, envoi des reçus fiscaux et lettres de remerciements) ;
- Participer à la conception et à la mise en œuvre d'opérations événementielles internes et externes (ex. remise de don, visite de projet, représentation du Fond'Hôp CHVM, etc.) ;- Accueillir et orienter des professionnels, des usagers, des groupes, des publics ;
- Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ;
- S'adapter aux différents interlocuteurs et aux situations d'urgence ;
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites ;
- Savoir planifier son activité, hiérarchiser les besoins, gérer les priorités;
- Organiser et classer des donnés, des informations, des documents de diverses natures ;
- Rédiger, mettre en forme. Orthographe et grammaire irréprochables.
- Avoir le sens de l'accueil, être à l'écoute
- Avoir de bonnes qualités relationnelles
- Faire preuve d'une grande discrétion pour le respect de la confidentialité du Secrétariat Général et de Direction