Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1987.00 Euros à 2565.00 Euros sur 12 mois

Selon expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé

Formations nécessaires

• CAP, BEP et équivalents Exigé
  secrétariat assistanat

Description de l'offre

SERVICE TRAVAUX :
Gestion des sous-traitant :
- Mise à jour des dossiers administratifs et contrôle de l'authenticité des attestations
- Rédaction des contrats et agréments selon les modèles et suivi de leur signature
Administratif :
- Gestions des différentes demandes par mails
- Enregistrement sur serveur et diffusion de plans aux interlocuteurs
- Relance, pointage des feuilles d'heures des ouvriers et transmission au service comptabilité
- Suivi administratif des heures d'insertion avec le conducteur de travaux
- Rédaction des PPSPS LAB selon modèle
- Suivi la réception des PPSPS et des VIC des sous-traitants
- Finalisation, enregistrement et envoi des courriers à la demande des conducteurs ou de la direction
- Préparation des Dossier d'Ouvrage Exécutés (DOE)
- Demande de DICT sur le site https://www.reseaux-et-canalisations.ineris.fr/
- Saisie des bons de commande et envoi aux fournisseurs
- Suivi des dommages ouvrages (DO) en lien avec le Directeur Travaux
- Mise à jour du tableau des intempéries et envoi aux archi
Suivi de la gestion des GPA (Garantie de Parfait Achèvement) à mettre en place :
- Demande d'intervention aux entreprises
- Suivi des quitus et mise à jour du tableau de suivi
- Gestion des courriers informant au préalable de la facturation de nos déplacements si nous ne sommes pas concernés par la réserve de GPA
- Suivi des facturations émises en relation avec notre comptable


SERVICE COMPTABILITE :
Factures sous-traitants :
- Enregistrement des factures sous-traitants dans les dossiers chantier, le tableau de suivi de réception des factures et dans les baccaras
- Diffusion aux conducteurs de travaux pour validation et paiement
- Gestion des conventions de comptes prorata (émission et obtention - suivi financier géré par comptabilité).


SERVICE COMMERCIAL :
- Appels d'offres publics : Gestion administrative des dossiers (formulaires, DC1, DC2 etc à remplir)
- Saisie de Devis client dans EBP
- Aide à la rédaction de mémoire technique


SERVICES GENERAUX :
- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs de l'entreprise
- Réception des colis et information du destinataire en interne
- Gestion des frais généraux : fournitures / cafés et approvisionnement
- Enregistrement des demandes de congés des collaborateurs dans un tableau Excel
- Gestion d'agenda, Organisation de rdv
- Gestion et affranchissement du courrier
- Archivage des dossiers


Nota : l'activité de l'entreprise étant évolutive, nous pourrons apporter des modifications à la fiche de poste en accord avec la direction de l'entreprise.