Assistant polyvalent (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

selon profil experience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Assurer la gestion administrative des services pédagogique, commercial, administrative, support de la direction de l'établissement, notamment autour des axes suivants :



Secrétariat administratif

-Gérer le courrier, les e-mails et assurer un premier filtrage des appels destinés à la direction ou aux services concernés.

-Assurer le classement et l'archivage (physique et numérique) des dossiers et documents.

-Mettre à jour les répertoires internes, trombinoscopes, organigrammes et supports de communication interne.

-Participer à l'organisation logistique des réunions et événements (invitations, réservation de salles, connexion visio, préparation des supports).

-Préparer les dossiers nécessaires pour les réunions (rassembler les documents, établir des synthèses) et, si besoin, y assister.

-Rédiger des notes, comptes-rendus ou rapports à la demande de la direction et en assurer la diffusion.

-Contribuer à la mise à jour des tableaux de bord et bases de données administratives courantes.



Service Commercial ADV

-A détailler après échanges avec les RDEV des différentes marques

-Réunir et contrôler les documents nécessaires à la facturation (contrats, bulletins d'inscription, etc.).

-Saisir, dans les outils internes (ex. IGOR), les informations relatives aux apprenants (création du dossier administratif, vérification des pièces).

-Être le relais et un appui administratif des services ADV

-Relayer les demandes d'informations des apprenants aux services concernés



Salons/JPO/évènements B-to-C

-Participer à la préparation et à l'organisation des événements commerciaux

-Participer aux évènements en fonction des besoins

-Répondre aux demandes d'informations issues du site web (à valider


Concours

-Gérer l'administratif des concours (vérification des dossiers)

-Assurer l'accueil des journées de concours en fonction des besoins





Inscription

S'assurer d'un dossier complet et d'un suivi régulier sur le dossier de l'apprenant

-Administrer et gérer les inscriptions administratives des étudiants

-Suivi et collecte de la CVEC

-Suivi et collecte des dossiers de bourses externe

-Suivi et collecte de leurs diplômes

-Suivi et remise des cartes étudiante

-Gérer les réinscriptions N+1 et les mise à jour des dossiers des étudiants



Entreprise

-Mettre à jour les bases de données et fichiers entreprise

-Participer à la préparation et à l'organisation des événements entreprises

Veiller à la qualité documentaire et au respect des procédures



Service Pédagogique

-A détailler après échanges avec les RP des différentes marques

En fonction des temps forts, peut être amenée à épauler le service pédagogique (gestion des absences apprenants, gestion des examens)



Faciliter la circulation d'information entre les différents services de l'établissement et avec tous les services supports transverses.

-Assurer le lien entre les différentes marques d'école de l'établissement et les services supports transverses.

-Contribuer à une bonne communication interne en relayant les informations clés.