Gestionnaire de dossiers frais de missions - Agent de voyage (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

38H30 Travail en journée (38H30 Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 2018.0 Euros à 3118.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Organisation et fonctionnement des modes de transport
• Utilisation de logiciels de réservation
• Contrôler la conformité des données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Effectuer une réservation
• Gérer des réclamations et litiges
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Prévenir et résoudre les conflits
• Utiliser les outils numériques
• Maîtrise pack Office et logiciel "SAP Concur" Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé
  agence voyages
  Baccalauréat

Description de l'offre

Environnement du poste

La direction administrative et financière (DAF), qui compte 21 collaborateurs, est garante du bon fonctionnement de l'établissement et de la sécurisation des procédures concernant l'ensemble du périmètre relatif aux finances, aux budgets, aux achats, aux frais de mission et aux aspects environnement de travail, de type services généraux.

Le poste est rattaché au Pôle Services, Missions et Environnement de Travail de la DAF.


Missions principales

Le/la Gestionnaire Frais de missions :

- Met en œuvre la mission de Frais de mission au sein de l'Agence :
- Appliquer le décret et les arrêtés fixant les modalités des frais de déplacement
- Appliquer la politique voyage interne à l'Agence et participer à son animation
- Diffuser les informations sur les nouvelles procédures et leur mise à jour (mise à jour espace DCLIC)
- Est l'interlocuteur de niveau 1 des fournisseurs, sous la responsabilité du responsable de pôle
- Participer au reporting de cette mission.

- Commande les billets et gère les ordres de mission et les notes de frais :
- Contrôler les demandes de billets via DOMINO
- Réserver les billets via les 2 canaux possibles : la plateforme de réservation mise à disposition par l'agence de voyages (OnLine) et des demandes de réservation auprès de l'agence de voyages par mail (OffLine)
- Créer et/ou mettre à jour les profils sur la plateforme de réservation en ligne
- Établir les ordres de mission et les décisions pour les intervenants extérieurs
- Constater la livraison des billets, contrôler les factures/avoirs au regard des commandes passées
- Enregistrer les factures/avoirs sur le serveur pour faciliter leur traitement en lien avec l'Agence Comptable
- Traiter les demandes d'avances sur frais
- Contrôler les notes de frais tout en gardant l'objectif d'optimiser les délais de paiement
- Contrôler et saisir les états de frais et les justificatifs des intervenants externes
- Créer et mettre à jour, pour les externes, les fiches matricules et fournisseurs
- Sous la responsabilité du responsable de pôle contrôler les relevés et les états
- Suivi des avoirs et remboursements des fournisseurs transport

- Gérer et assurer le support fonctionnel de l'outil DOMINO (SAP CONCUR) auprès des utilisateurs :
- Contrôler la conformité des demandes saisies par les utilisateurs et demander les corrections éventuelles
- Participer à l'administration de DOMINO (et notamment créer et/ou mettre à jour les profils)
- Assister les utilisateurs, traiter les tickets déposés sur l'outil de ticketing GLPI,


Relations fonctionnelles

- Contact permanent avec tous les services et directions de l'Agence et fréquents contacts avec les intervenants extérieurs et le titulaire du marché billetterie
- Contact quotidien avec les agents (notion de « service clients »)



Spécificités et contraintes du poste

- Une grande réactivité pour gérer les éventuelles urgences et problèmes liés aux déplacements
- Une vigilance sur les demandes et la nécessité de collecter des informations pour traiter au mieux ces
demandes
- Une rigueur dans l'application des règles internes et règlementaires
- La continuité de service



Connaissances, compétences et aptitudes

Diplômé(e) d'un baccalauréat ou d'un équivalent, vous justifiez d'une expérience professionnelle significative dans le milieu du voyage ou d'un poste équivalent. La maitrise des outils informatiques tel que Microsoft Windows, Outlook, Word et Excel est indispensable. La connaissance de « SAP Concur » est un vrai plus ainsi qu'une expérience sur un outil de gestion des frais de déplacement.

Ce poste nécessite un esprit rigoureux, organisé, un bon relationnel, une bonne écoute et de la pédagogie. Il faut également savoir faire preuve d'efficacité, de réactivité et de discrétion.

Le sens du service est une qualité indispensable pour accomplir toutes ces missions.