Chargé(e) de coordination administrative (F/H) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Autre type de salaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Description de l'offre

Le département d'informatique (DIX) a pour objectif est de donner aux futurs diplômés les connaissances fondamentales en informatique. Présente à tous les niveaux dans la société, l'économie ou la science, cette discipline se doit d'être maîtrisée par tout ingénieur ou chercheur, quel que soit son domaine.

Au sein du département d'informatique, rattaché(e) à la responsable des deux chaires « IA de confiance et Responsable » et « IA et optimisation pour les mobilités », vous aurez pour mission l'accompagnement des chaires et des initiatives de recherche financées par du mécénat en assurant le suivi et la coordination des moyens nécessaires au développement des projets.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

* Organiser et coordonner l'ensemble des activités des projets en lien avec la porteuse des chaires » IA de confiance et Responsable » et « IA et optimisation pour les mobilités »; en assurer le suivi et la gestion financière.
* Accompagner les institutions académiques, les mécènes et la porteuse dans la gouvernance des projets : organisation des comités de pilotage (trimestriels) et des comités d'orientation et d'évaluation (CEO annuels), rédaction des comptes rendus de ces comités.
* Assurer la coordination des activités des projets (conventions de stage, demandes d'embauche, commandes, missions etc.), en concertation avec les équipes administratives du DIX et du LIX.
* En concertation avec les équipes administratives, organiser et coordonner les aspects logistiques des évènements scientifiques en interne ou en externe en lien avec les participants et les intervenants (colloques, séminaires, workshop, écoles d'été, petit déjeuner.).
* Organiser l'invitation et l'accueil des enseignants chercheurs internationaux.
* Organiser et coordonner les aspects logistiques (salles, participants, données, communication.) des écoles d'été, hackatons, datacamps ou challenges type kaggle en lien avec les mécènes et la porteuse de projet.
* Contribuer au suivi du budget annuel prévisionnel et à sa révision en lien avec la responsable scientifique des chaires, et la direction financière (DAF) et la responsable des partenariats des chaires pour la mise en place des CEO.
* Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs des activités des projets et en assurer le suivi.
* Coordonner l'élaboration des rapports annuels à destination des partenaires institutionnels des projets et autres demandeurs.
* Assurer la communication sur les activités des projets en lien avec les différents services concernés, notamment la responsable des partenariats chaires et la direction de la communication (Linkedin, mise à jour du site web).
* Dans le cadre de ses missions pour l'École polytechnique, l'agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Cette liste d'activités n'est ni limitative ni exhaustive ni contractuelle

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).