Assistant Administratif et Pédagogique - EPITECH (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

4 An(s)

Salaire

Annuel de 22000.0 Euros à 26000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective
• Expliquer et faire respecter les règles et procédures
• Repérer des dégradations ou incidents
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Description de l'offre

Sous l'autorité de la Responsable Administrative vos missions principales seront les suivantes :

- Réceptionner les appels téléphoniques, gérer le standard
- Accueillir les visiteurs et externes, répondre aux différentes interrogations des élèves, enseignants et tuteurs d'élève
- Établir les courriers (accueil, alertes, documents manquants, démission, .)
- Coordination des intervenants pédagogiques

o Établir les contrats des intervenants pédagogiques (CDD FO, .)

o Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat

o Établir les plannings d'interventions des intervenants pédagogiques

o Suivre le bon déroulé puis valider les modules liés exclusivement à des intervenants pédagogiques externes (anglais, coaching, PCP, accompagnement à la recherche de contrats, REX, .)

- Gérer les bons de commandes et les factures :

o Liées à la vie du campus (entretien, réparation, .)

o Liées aux intervenants pédagogiques

- Gestion des demandes d'achats/de la facturation
- Assurer les rentrées administratives :

o Traiter les dossiers de inscriptions et les réinscriptions des apprenants et étudiants nécessaire à l'intégration dans le cursus

o Contractualisation des apprenants de la formation pro

o Suivi et collecte des documents administratifs nécessaire à l'intégration dans le cursus

o Traiter les demandes de bourses

- Gérer le suivi administratif et financier des apprenants et étudiants en formation et le suivi des impayés
- Echanges avec les référents financiers (Convocations, comptes-rendus d'entretiens)
- Suivi des étudiants
- Participer à la complétion des dossiers de financements des différents dispositifs mis en œuvre au sein de la formation conjointement avec l'équipe de développement / recrutement
- Assurer le suivi des apprenants auprès des organismes de financement : France Travail, EDOF, Transition pro...
- Assurer le référencement des formations, notamment des formations continues (CARIF OREF)
- Tenir à jour les effectifs étudiants et apprenants et mises à jour de leurs informations personnelles sur les différents outils
- Qualifier et transmettre les enquêtes annuelles (auprès des entités de tutelles, SIFA, .) et déclaration des effectifs (CVEC, .)
- Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
- Participer à l'édition des cartes étudiantes et stagiaires de la formation professionnelle
- Suivre l'assiduité des élèves :

o Émargement

o Reporting aux institutions (PE, CROUS, GEN, CPF, transition pro, .)

o Reporting au reste de l'équipe

o Rappel des apprenants en cas d'absences répétées ou prolongées

o Traitement des justificatifs d'absences et de retards

- Assurer le déclaratif des nouveaux salariés du campus auprès de la médecine du travail
- Edition et envoi des attestations liées à la vie du campus
- Edition et suivi des conventions de stage des apprenants
- Participer au lien avec les entreprises au travers du livret d'alternance, des visites en entreprise, et du suivi des évaluations en entreprise demandées par la formation
- Préparation et suivi des conseils de classe
- Assurer du respect des process liés à la qualité de formation QUALIOPI sur la partie administrative
- Planification des activités pédagogiques
- Participations à l'organisation et l'animation de la vie pédagogique (évènement, réunion.)

Compétences requises :

- Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, word, powerpoint,...)

- Connaissance de l'environnement des établissements d'enseignement supérieur

- Utilisation des ENT/ intranets professionnels

Qualités :

- Aisance relationnelle, cordiale avec les étudiants et les professeurs

- Sens de l'organisation,

- Travail en équipe,

- Prise d'initiative