Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

temps partiel - 24H30 Autre (temps partiel - 24H30 Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Selon convention collective

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Maîtrise l’orthographe Exigé
• Maîtrise informatiques Exigé
• Connaissance en gestion admnistratives Exigé
• Savoir organiser et gérer son temps Exigé
• Prendre des notes sous la dictée ou en réunion Exigé

Formations nécessaires

• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Exigé
  économie sociale
  management des organisations
• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat direction
  Assistant manager

Description de l'offre

Poste en CDI à 70% à pourvoir au 1er mai.

L'assistant(e) de direction reflète l'image de l'EHPAD « le Clos Fleuri »
- Il/elle assiste la directrice afin d'optimiser la gestion de son activité. Organise et coordonne les
informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
- Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Assure la mise en relation et l'accueil des relations extérieures et de l'ensemble des interlocuteurs,
- Gère l'agenda des responsables concernés,
- Assure la rédaction de documents sur simples indications,
- Contribue à la mise en œuvre de projets, en assure le suivi et rend compte de son action,
- Prépare, assiste et assure le compte rendu de réunion,
- Prend en charge le fonctionnement administratif et logistique nécessaire,
- Vérifie la disponibilité des informations comptables et de gestion,
- Déclenche et surveille la production des états et remplit les états réglementaires,
- Participe à la rédaction de documents comptables, vérifie la pertinence des résultats globaux obtenus

Responsabilités :
Gestion administrative à un niveau avancé, rôle de médiateur, implication dans la gestion de projets
Optimiser l'organisation administrative et logistique, disposer d'une vue d'ensemble sur les activités de
l'établissement permettant de contribuer à la stratégie et à la prise de décision, contribution dans la
gestion des ressources humaines, de la planification des recrutements à la coordination des formations,
capacité à s'adapter rapidement aux changements.
Respecter les consignes et s'organiser en fonction des délais à respecter

SAVOIRS :
- Respecter la confidentialité des dossiers et de la vie des résidents,
- Organiser et gérer son temps ; ranger, trier, classer et surtout retrouver en cas de besoin tous les documents administratifs attenants à l'établissement,
- Mettre en forme les documents, mettre en place des procédures, maîtriser l'orthographe,
- Travailler pour une direction peut amener à réaliser des missions de pré-comptabilité, d'assistance au recrutement, d'assistance aux achats.
- Savoir faire face aux imprévus : réagir rapidement et efficacement à une situation d'urgence et supporter des situations émotionnelles difficiles et répétitives

PROFIL :
- Expérience de 3ans.
- Connaissance association loi 1901, établissement type EHPAD