Gestionnaire administratif (doctorat, HDR et collège des ED) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

36H15 Autre (36H15 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 1952.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Adapter les méthodes de formation aux besoins spécifiques
• Animer, coordonner une équipe
• Piloter une activité

Description de l'offre

Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « gestion et pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne (TECH)
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d'assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l'inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l'HDR, d'organiser les différents événements pour les doctorants et d'assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d'enseignement.
Accueil, accompagnement et inscription des doctorants
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Accompagner les doctorants dans leurs démarches administratives, vérifier l'exactitude et la précision
des renseignements fournis dans les dossiers et procéder aux inscriptions des doctorants jusqu'à la soutenance de thèse
- Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative sur la plateforme des doctorants et sur APOGEE
- Suivre les dossiers des doctorants et relancer les intervenants internes et externes
- Elaborer des tableaux de suivi
- Gérer et suivre les conventions de cotutelle internationale de thèse et les avenants conformément à la réglementation des études doctorales et en lien avec les universités partenaires
- Référente APOGEE
- Référente Plateforme des inscriptions et réinscriptions des doctorants
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Classer et archiver les documents
Gestion et suivi des dossiers de d'habilitation à diriger des recherches
- Assurer l'accueil des enseignants-chercheurs candidats à l'habilitation à diriger des recherches (HDR)
- Répondre aux questions des enseignants-chercheurs, les aider dans leurs démarches administratives et de soutenance d'HDR, vérifier l'exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers
- Préparer le dossier d'inscription en HDR pour l'examen par la Commission recherche et après avis des rapporteurs le dossier de soutenance
- Vérifier la composition du jury, établir les convocations pour l'inscription administrative et la soutenance, élaborer les attestations de réussite aux diplômes
- Elaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées (APOGEE) et élaborer des tableaux de suivi
- Référente SIRIUS pour la partie HDR
- Classer et archiver les documents
Gestion administrative du collège des écoles doctorales
- Planifier les séances du collège, préparer l'ordre du jour
- Assurer le bon fonctionnement de l'instance sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations, .), administratif et logistique (application du règlement intérieur, convocation des membres, production de documents de travail, invitation d'intervenants extérieurs, réservation de salles, vote électronique, .)
- Rédiger le relevé des décisions et le procès-verbal de séance
- Préparer les dossiers des séances pour la vice-présidente de la commission recherche, la responsable du pôle et les membres du collège
- Assurer la diffusion et le suivi des décisions du collège auprès des différents acteurs concernés
- Gérer et suivre les dossiers thématiques émanant du collège des écoles doctorales
- Suivre l'évolution de la règlementation sur l'ensemble du domaine de gestion
Qualité
- Appliquer la réglementation (les statuts de l'Université, l'arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l'arrêté du 26 août 2022)
- Participer au bon fonctionnement du service
- Appliquer la politique de qualité
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