POSTE SECRETAIRE : AGENCE D - ASSOCIATION PRIVART Collections (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

39H Autre (39H Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Mensuel de 2075.5 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Comptabilité générale
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Définir des besoins en approvisionnement
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

Agence d'architecture d'intérieur toulousaine cherche un(e) secrétaire, confirmé(e) et expérimenté(e).
La charge de travail est répartie en 2 temps, un sur avec l'agence d'architecture et un 2ème sur l'association PRIVART Collections dont M. Jean-Pierre DUMONT est le président.

Le travail à effectuer consiste à (liste non exhaustive) :
Agence D :
- Accueillir physiquement les clients
- Gérer des mails, appels et des courriers entrants et sortants
- Gestion administrative e l'Agence D :
→ Déclaration de la TVA tous les mois,
→ Etablissement des contrats et factures d'honoraires
→ Mise à jour des tableaux EXCEL de l'agence
→ Etc.
- Gérer administrative des chantiers :
→ Etablissement des appels d'offres, marchés, ordres de services
→ Établissement des PV d réunions, réception, ect.
→ Vérification et établissement des certificats de paiements
→ Suivis et organisations des réunions.
- Gérer l'agenda du dirigeant (rendez-vous, réunions, déplacements, .)
- Suivi et mise à jour du site-web de l'agence


PRIVART Collections :
- Organiser des réunions et préparation des documents nécessaires.
- Gérer les dépôts et envois des documents administratifs.
- Gestion des mails et action à suivre.
- Gestion évènementielle des projets de l'association
o Etablir les campagnes de paiement en ligne pour les différents évènements
o Faire le bilan des réservations
o Envoyer les newsletters
o Etc..
- Etablir le suivi des opérations bancaire pour le Trésorier
- Suivi et mise à jour du site-web de l'association
- Etc.

Ce poste est un CDI à temps plein (39heures), avec 2 mois de période d'essai.
Maitrise du pack office exigée.
La rémunération mensuelle brute sera de 1801.80euros pour 151.67heures auquel s'ajoute 17.33 heures supplémentaires majorées à 25% pour un montant de 274.50euros. La rémunération globale brute sera alors de 2075.50 euros pour 169 heures.
A pourvoir immédiatement.

Horaires agence
- Du lundi au jeudi : 9h00-12h30 / 14h00-18h00
- Le vendredi : 8h00-12h00 / 14h00-17h00
Merci de nous envoyer votre CV, lettre de motivation (au format PDF) :